Het verzenden van een gastenlijst via e-mail naar bijvoorbeeld de cateraar, spreker en zelfs een collega is onveilig. Is het noodzakelijk een gastenlijst te verzenden, neem dan altijd maatregelen om het delen van de persoonsgegevens op een veilige manier te doen.

 

Handige tip!
Verwijder alle gegevens die voor de ontvanger niet relevant zijn voordat je het bestand verzendt.

 

Beveilig de gastenlijst met een wachtwoord

  1. Open de gastenlijst in Excel en ga naar Bestand > Info
  2. Kies voor ‘Werkmap beveiligen’ en vervolgens voor ‘Versleutelen met wachtwoord’
  3. Vul een wachtwoord in in het popup-venster en klik op de button ‘OK’
  4. Vul het wachtwoord nogmaals in en klik op de button ‘OK’
  5. Sla het bestand op als .xlsx-bestand en stuur het naar de ontvanger
  6. Geef het wachtwoord via een ander kanaal door dan waarmee je het bestand hebt gestuurd, bijvoorbeeld:
    • Bestand via e-mail + wachtwoord via SMS
    • Bestand via Dropbox + wachtwoord telefonisch
    • Bestand via Slack + wachtwoord via e-mail

 

Goed om te weten!
Sla je het bestand op als .csv-bestand, dan vervalt de wachtwoord-beveiliging en is het bestand dus niet beveiligd.

 

Comprimeer de gastenlijst als .zip-bestand

Windows biedt standaard de mogelijkheid bestanden te comprimeren als .zip-bestand. Het is daarbij echter niet mogelijk het bestand te voorzien van een wachtwoord. De (gratis) tool WinRAR biedt deze mogelijkheid wel.

  1. Download (en installeer) WinRAR
  2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat je wilt verzenden en kies voor ‘Toevoegen aan archief…’
  3. Kies in het popup-venster bij ‘Archiefformaat’ voor ‘ZIP’
  4. Klik op de button ‘Wachtwoord instellen’
  5. Vul een wachtwoord in en klik op de button ‘OK’
  6. Klik op de button ‘OK’
  7. Stuur het gecomprimeerde bestand naar de ontvanger
  8. Geef het wachtwoord via een ander kanaal door dan waarmee je het bestand hebt gestuurd, bijvoorbeeld:
    • Bestand via e-mail + wachtwoord via SMS
    • Bestand via Dropbox + wachtwoord telefonisch
    • Bestand via Slack + wachtwoord via e-mail

Kom je er toch niet helemaal uit? Annick helpt je graag verder via support@halito.com.