Hoe wijzigt een gast zelf zijn/haar registratie?

Maak het jezelf makkelijk en laat gasten hun registratie zelf beheren. Op die manier kunnen zij hun registratie aanpassen of zich afmelden voor het event zonder dat jouw actie vereist is. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Toegang Stel een datum en tijd in tot wanneer gasten hun registratie kunnen aanpassen Activeer de mogelijkheid dat […]

Hoe voeg ik een bijlage toe aan een e-mailcampagne?

Om het risico te verminderen dat e-mailcampagnes als spam worden gezien, is het niet mogelijk een bijlage toe te voegen aan e-mailcampagnes. Er is echter een eenvoudig alternatief om bijvoorbeeld routebeschrijving, presentatie of whitepaper te delen via een e-mailcampagne. Je doet dit als volgt: Upload het bestand dat je wilt delen in de mediagalerij Plaats […]

Hoe voorkom ik dat een e-mailcampagne in de spamfolder belandt?

Een optimale afleveren van e-mailberichten is belangrijk voor een succesvolle event communicatie. Op technisch vlak zijn alle maatregelen genomen om de aflevering van e-mails te optimaliseren, maar uiteindelijk is de ontvangende e-mailserver van cruciaal belang. Houd tijdens het opstellen van e-mailcampagnes rekening met de volgende aandachtspunten: Zorg voor een up-to-date gastenlijst van relaties die verwachten […]

Hoe stel ik promocodes in?

Organiseer je een betalend event waarbij bijvoorbeeld VIP-gasten, prijswinnaars of andere relaties korting krijgen op de kostprijs van het event, gebruik dan promocodes. Wordt tijdens het registratieproces een geldige promocode ingevuld, dan wordt de korting direct in mindering gebracht op de reguliere kostprijs. Promoties instellen Ga naar Registratie > Registratiewizard > Promoties Klik op de […]

Hoe voeg ik een fotopagina toe?

Publiceer na afloop van het event foto’s op de eventsite. Op die manier kunnen gasten terugblikken en krijgen relaties die niet aanwezig waren een goede impressie. Voeg foto’s toe aan de mediagalerij Ga naar Communicatie > Pagina’s Klik op de button Toevoegen en kies voor Fotoalbumpagina Geef de gegevens in op dezelfde manier als bij […]

Hoe stuur ik een (credit)factuur na wijziging of annulering van een registratie?

De registratie namens de gast wijzigen/annuleren Ga naar Gasten > Gastenlijst Zoek de gast, klik op  en vervolgens op de button Wijzigen of Registratie annuleren Om de registratie te wijzigen pas je de gewenste velden aan en klik je op de button Volgende Om de registratie te annuleren bevestig je deze actie door in het […]

Hoe maak ik een telefoonnummer aanklikbaar?

Plaats je een telefoonnummer op de eventsite of in e-mailcampagnes, maak het jouw relaties dan makkelijk telefonisch contact met je op te nemen. Door te klikken op het telefoonnummer wordt direct een telefoongesprek gestart. Je stelt dit als volgt in: Typ het telefoonnummer of andere tekst in op een pagina of e-mailcampagne Selecteer de tekst […]

Hoe verhuis ik een domeinnaam?

Hebben wij een domeinnaam voor je geregistreerd maar wil je het beheer ervan zelf overnemen, dan is dat natuurlijk mogelijk. Houd er rekening mee dat alle instellingen van de domeinnaam en mailbox opnieuw moeten worden gedaan nadat de domeinnaam is verhuisd. Stuur een e-mail naar support@halito.com waarin je aangeeft van welke domeinnaam je de verhuiscode […]

Hoe voeg ik Google Maps toe op een pagina?

Zoek op Google Maps de locatie Klik op en vervolgens in het popup-venster op Een kaart insluiten Er verschijnt een kaartweergave waarop de positie eventueel kan wijzigen of kan worden ingezoomd Klik op HTML kopiëren Ga in Halito! naar Communicatie > Pagina’s Bewerk de pagina waarop je de plattegrond wilt toevoegen of voeg een nieuwe […]

Hoe stuur ik een e-ticket?

Voeg een persoonlijk e-ticket toe in de bevestigingsmail of andere e-mailcampagne naar geregistreerde gasten. Door de barcode te scannen heb je inzicht in de shows/no-shows en kan je een gericht communiceren na afloop van het event. In de automatische bevestigingsmail Ga naar Registratie > Registratiewizard > Automatische e-mails Klik opvoor Bevestiging om de bevestigingsmail te activeren of op om de bestaande bevestigingsmail […]

Hoe zoek ik gasten op die hun registratie niet hebben afgerond?

Gasten die hun registratie niet hebben afgerond, hebben de eerste stap in het registratieformulier doorlopen, maar zijn later afgehaakt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren omdat factuurgegevens opgevraagd moeten worden. Gasten die hun registratie niet hebben afgerond hebben een aparte status: bevestigd Zoek gasten op op basis van deze status Maak een e-mailcampagne en plaats daarin een […]

Hoe publiceer ik social media-kanalen op de event website?

Plaats social media-iconen in de footer van de event website en verwijs bezoekers naar de sociale media-kanalen van jouw organisatie of event. Ga naar Communicatie > Look & Feel Vul onder Social media de links in van de social media-accounts die je wilt weergeven (incl. https://) Klik op de button Opslaan en sluiten

Hoe voeg ik een afbeelding toe aan een webinar?

Organiseer je een online event met meerdere sessies, dan wordt op de livestream-pagina een overzicht weergegeven van alle sessies (waarvoor een gast zich heeft aangemeld). Maak deze weergave visueel door voor ieder webinar een afbeelding toe te voegen. Ga naar Communicatie > Webinars Klik op de button Toevoegen om een nieuw webinar toe te voegen […]

Hoe stel ik betaalmethoden in?

Organiseer je een event waarvoor de gasten moeten betalen, dan maak je gebruik van de betaalmodule in Halito!. Biedt gasten de mogelijkheid via een overschrijving te betalen of direct na hun registratie online met bijvoorbeeld creditcard, Bancontact, iDEAL, PayPal of Apple Pay. Betalen via overschrijving Activeer de betaalmodule Ga naar Registratie > Registratiewizard > Betalingen […]

Hoe exporteer ik (credit)facturen?

Ga naar Gasten > Facturen Selecteer eventueel het type (betaalbewijs, factuur of creditnota) Selecteer eventueel betaalde of openstaande facturen Klik op de button Exporteren Selecteer in het popup-venster van welke periode je de facturen wilt exporteren Selecteer of je de facturen wilt exporteren of de factuurlijnen Klik op de button Exporteren Klik op de button […]

Hoe zorg ik dat afbeeldingen in een e-mailcampagne direct worden weergegeven?

Het is niet mogelijk te beïnvloeden dat afbeeldingen direct worden weergegeven bij het openen van een e-mailcampagne. Dit is namelijk afhankelijk van de instellingen in het e-mailprogramma (of de mailserver) van de ontvanger, die wordt toegepast om virussen te voorkomen. De ontvanger heeft altijd de mogelijkheid afbeeldingen handmatig te downloaden zodat de e-mailcampagne toch volledig […]

Hoe registreer ik gasten als (no-)show tijdens het event?

Registreer de shows/no-shows bij de ontvangst van jouw event door de persoonlijke e-tickets te scannen. Hierdoor weet je precies welke gasten aanwezig waren zodat je hen gericht kan opvolgen. Voorbereiding Het persoonlijke e-ticket Stel een e-ticket in Verzend het e-ticket naar via de bevestigingsmail en/of e-mailcampagne Aanmeldpunten toevoegen Ga naar Registratie > Live scanning Klik […]

Hoe voeg ik een Manager toe?

Klik in je Halito!-account op Instellingen en vervolgens op het tabblad Gebruikers Klik op de button Toevoegen Vul het e-mailadres en de taal van de gebruiker in Selecteer bij Gebruikersrechten de keuzeoptie Manager Selecteer bij Toegang de keuzeoptie Actief Klik op de button Opslaan en sluiten

Hoe stel ik limieten op onderdelen in?

Organiseer je een event dat op verschillende dagen plaatsvindt, of waarbij meerdere sessies worden aangeboden? Stel dan een limiet in op het aantal gasten dat zich voor ieder programma onderdeel kan aanmelden. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Filters Klik op de button Toevoegen Vul een (interne) naam en het aantal beschikbare plaatsen in Selecteer […]

Hoe vermijd ik extra witruimte als ik op enter druk?

Vind je dat er teveel witruimte wordt getoond na een ? Dit kan je eenvoudig oplossen door de toetsencombinatie + in plaats van . Op die manier komt de tekst direct op de volgende regel, zonder witruimte tussen de regels. Voorbeeld met : Dit is de eerste regel. En dit is de tweede regel. Voorbeeld […]

Hoe exporteer ik (een selectie van) de gastenlijst?

Exporteer de volledige gastenlijst Ga naar Gasten > Gastenlijst Klik op de button Exporteren Kies in het popup-venster welke gegevens je wilt exporteren Klik op de button Exporteren Klik op de button Sluiten Ga naar Logboek > Exports Klik opom het bestand te downloaden Exporteer een selectie van de gastenlijst Ga naar Gasten > Gastenlijst Maak een selectie van […]

Hoe stel ik de opmaak van het deelname-attest/certificaat in?

Ga naar Registratie > Registratiewizard > E-ticket Klik op de button Kies een bestand om een afbeelding in de header te plaatsen. Selecteer in het popup-venster het bestand op jouw PC of laptop en klik op de button Openen Vul in de editor de gewenste tekst in en maak eventueel gebruik van personalisatietags Klik op de […]

Hoe voeg ik het event toe aan de digitale agenda van gasten?

Verklein het risico op no-shows door gasten de mogelijkheid te geven het event toe te voegen aan hun digitale agenda, zoals Outlook, Google Calendar of Lotus Notes. Een event op één dag en één locatie Stel de event informatie in Ga naar Communicatie > Event informatie Klik op de button Toevoegen Vul de datum, tijd en naam van de […]

Hoe stel ik de look & feel van de event website in?

Een event website is (na de uitnodiging) de eerste indruk die jouw relaties hebben van het event en die moet natuurlijk perfect zijn! De vastgestelde templates zorgen ervoor dat bezoekers eenvoudig hun weg vinden op jouw event website, maar natuurlijk bepaal jij de uitstraling ervan! Kies een layout Ga naar Communicatie > Look & Feel […]

Hoe voeg ik een tekstpagina toe?

Ga naar Communicatie > Pagina’s Klik op de button Toevoegen en kies voor Tekstpagina Vul (per taal-tabblad) de gegevens in: Selecteer Gepubliceerd als de pagina beschikbaar moet zijn Titel van de pagina Het deel van de domeinnaam specifiek voor deze pagina (bijvoorbeeld www.naamevent.com/sprekers) Tekst in het hoofdmenu Inhoud Ga naar het tabblad Sitemap en bepaal […]

Hoe beheer ik creditfacturen?

Ga naar Gasten > Facturen Zoek de gewenste creditfactuur/-facturen: Filter op basis van het type Creditnota Filter op basis van de status: Alle creditfacturen Betaalde creditfacturen Openstaande creditfacturen Gebruik het zoekvenster en zoek op creditfactuurnummer, bedrijfsnaam of naam van de gast Voer de gewenste actie uit: Klik op de button Exporteren om de creditfacturen te […]

Hoe stel ik in welke formuliervelden (niet) verplicht zijn?

Het is niet altijd nodig dat iedere gast alle formuliervelden invult. Zo is het telefoonnummer van gasten waarschijnlijk niet noodzakelijk om een succesvol event te organiseren, hoewel je graag voorafgaand aan het event een SMS-bericht stuurt. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Velden Klik op de button Veld toevoegen of bewerk een bestaand formulierveld door […]

Hoe kunnen gasten de event website delen via social media?

Wil je dat bezoekers de event website kunnen delen op hun social media-kanalen, zodat jouw event extra exposure krijgt? Via enkele eenvoudige stappen voeg je ‘share-icoontjes’ toe op een willekeurige pagina of de footer van jouw event website. Ga naar Communicatie > Pagina’s Voeg een nieuwe pagina toe of bewerk een bestaande pagina Voeg op […]

Hoe zoek ik informatie over een gast op?

Eén gast opzoeken Ga naar Gasten > Gastenlijst Typ in het zoekvenster de naam of e-mailadres Automatisch wordt gezocht naar gegevens die overeenkomen Klik op voor de naam van de gast om de details van de registratie te bekijken Alle gasten opzoeken die voldoen aan een criterium Ga naar Gasten > Gastenlijst Selecteer één of […]

Hoe pas ik de bedankpagina aan?

Nadat de registratie is voltooid (en eventueel betaald) wordt op de eventsite een bedankpagina getoond. Met een standaardtekst wordt de gast bedankt voor zijn/haar reactie, maar het is mogelijk deze tekst aan te passen. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Berichten Ga naar het tabblad Begroetingen en klik op voor Bevestiging Pas in de editor […]

Hoe verwerk ik betalingen?

Ga naar Gasten > Facturen Zoek via het zoekvenster de factuur; zoek op factuurnummer, bedrijfsnaam, naam van de gast of gestructureerde mededeling Klik op Geef in het popup-venster dat wordt geopend de gegevens in Klik op de button: Toevoegen en bevestigen als het volledige bedrag is voldaan en de bevestigingsmail mag worden verzonden Toevoegen als […]

Hoe publiceer ik een pagina in het menu?

Het is misschien niet altijd nodig iedere pagina weer te geven in het hoofdmenu. Bijvoorbeeld wanneer het event is afgelopen en alleen de foto’s, aftermovie of enquête nog getoond moeten worden. Je bepaalt zelf welke pagina’s in het hoofdmenu opgenomen worden. Ga naar Communicatie > Pagina’s Open de pagina die je wilt weergeven in de […]

Hoe stel ik een limiet in voor workshops?

Organiseer je een workshop die een maximale capaciteit heeft? Stel dan een limiet in op het aantal gasten dat zich kan aanmelden. Activeer de workshop-module Ga naar Registratie > Registratiewizard > Instellingen Selecteer de optie Workshops Klik op de button Aan de slag Stel een limiet in voor ieder tijdstip Ga naar Registratie > Registratiewizard > Workshops Klik onder Workshops op de button Toevoegen of op  om een bestaande workshop te […]

Hoe wijzig ik het e-mailadres dat out of offices ontvangt?

Wanneer je een e-mailcampagne verzendt worden eventuele out of offices gestuurd naar het e-mailadres van de afzender en niet naar het ingestelde antwoord e-mailadres. Het is niet mogelijk dit te voorkomen, maar er is wel een alternatief. Wij beheren de domeinnaam voor je Neem contact op via support@halito.com en geef aan: Welk alias je wilt gebruiken Naar […]

Hoe publiceer ik event informatie op mijn event website en in e-mailcampagne?

Publiceer belangrijke event informatie als datum, tijd en locatie duidelijk zichtbaar op je event website. Stel de event informatie in Ga naar Communicatie > Event informatie Klik op de button Toevoegen Vul de datum, tijd en naam van de locatie in Selecteer of het een online of live event betreft Betreft het een live event, […]

Kan ik emoji gebruiken?

Je kan emoji -of emoticons- gebruiken om je event communicatie vrolijker te maken. Maar daarnaast valt zo’n kleine afbeelding natuurlijk ook extra op, wat kan bijdragen aan een hoger open-ratio van jouw e-mailcampagnes. Zoek een emoji op een website zoals rocketemoji Kopieer de emoji die je wilt gebruiken Plak de emoji op de gewenste plaats […]

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Dit kan iedereen overkomen (die geen wachtwoordbeheerder gebruikt). Volg deze stappen om een nieuw wachtwoord aan te maken: Ga naar https://admin.halito.com/portal/auth/password/request Voer je e-mailadres in en klik op de button Verzenden Je ontvangt een e-mail met instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen Tips voor het kiezen van een veilig wachtwoord Configureer tweefactorauthenticatie (2FA)

Wat zijn de verschillen tussen een keuzelijst, radioknop en aanvinkvak?

In een registratieformulier kan je drie verschillende manieren gebruiken om gasten een keuze te laten maken, bijvoorbeeld om een workshop te kiezen of aan te geven hoe zij het event bezoeken. Keuzelijst Een keuzelijst wordt ook wel dropdown-menu genoemd en is het meest gebruikte veldtype voor vragen met meerdere antwoorden. In het formulier wordt ‘Maak […]

Hoe stel ik de landingspagina in?

De landingspagina is de pagina van een eventsite die bezoekers als eerste zien. Bij het toevoegen van een nieuwe eventsite is standaard een home-pagina voorzien die tevens is ingesteld als landingspagina, maar dit kan je aanpassen. Het instellen van de landingspagina doe je als volgt: Ga naar Communicatie > Pagina’s Selecteer de pagina die je […]

Mijn account is geblokkeerd

Je account wordt automatisch geblokkeerd wanneer je 5 maal hebt geprobeerd in te loggen met foutieve gegevens. Heb je tijdens je eerste registratie een mobiel telefoonnummer ingegeven, dan ontvang je automatisch een e-mail om een nieuw wachtwoord aan te maken zodat je alsnog kan inloggen. Klik op de link in de e-mail Bevestig dat je […]

Hoe voeg ik een favicon toe aan een event website?

Favicons zijn kleine pictogrambestanden die naast de URL van uw event website in de adresbalk van een browser worden weergegeven. Bovendien worden ze vaak weergegeven naast de naam van uw site in de lijst met geopende tabbladen en bladwijzers van een gebruiker, waardoor het voor de gebruiker gemakkelijker wordt om zich snel te identificeren tussen […]

Hoe voeg ik een host(ess) toe?

Worden e-tickets gescand bij het event? Geef iedere host(ess) persoonlijk toegang tot de scan-module. Ga naar Settings > Gebruikers Klik op de button Toevoegen Vul het e-mailadres van de gebruiker in. Automatisch wordt gecontroleerd of dit e-mailadres bekend is in het Halito!-account Indien het e-mailadres wel wordt herkend worden de huidige instellingen weergegeven Indien het […]

Kan ik de afmeldlink in e-mailcampagnes verwijderen?

Standaard wordt in de footer van alle e-mailcampagnes een afmeldlink toegevoegd. Het is niet mogelijk deze afmeldlink te verwijderen. De Europese privacywet schrijft namelijk voor dat iemand steeds de mogelijkheid moet hebben zich af te melden voor e-mailcampagnes.

Ontvangt een gast altijd een factuur?

Het is niet altijd nodig dat een gast een factuur ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan een event voor particulieren waarbij direct na de registratie online betaalt kan worden. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Betalingen Selecteer of de factuur moet worden verzonden: De gast ontvangt geen factuur Een factuur moet wel worden verzonden De gast kiest […]

Hoe stel ik workshops in?

Activeer de workshop-module Ga naar Registratie > Registratiewizard > Instellingen Selecteer de optie Workshops Klik op de button Aan de slag Voeg tijdsblokken toe Ga naar Registratie > Registratiewizard > Workshops Klik op de button Toevoegen Configureer alle gegevens en instellingen: Vul een interne naam in Selecteer of dit tijdsblok verplicht is Vul een naam in zoals […]

Hoe verstuur ik een deelname-attest/certificaat?

Voeg een deelname-attest/certificaat toe in de bedankmail na afloop van je event. Ga naar Communicatie > Campagnes Voeg een nieuwe campagne toe of bewerk een bestaande campagne Ga in de editor naar Personaliseer > Knoppen of Links > Download e-ticket Klik op de button Opslaan of op Volgende stap om de e-mailcampagne te versturen

Hoe stel ik filters in?

Stel filters in om keuzeopties te limiteren en je event communicatie toe te spitsen op keuze’s die gasten maken in het registratieformulier. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Filters Klik op de button Toevoegen Vul een interne naam en een tekst voor op de event website in Stel eventueel een prijs en/of prijs in Stel […]

Hoe kunnen deelnemers ook hun netwerk uitnodigen?

Wil je dat deelnemers van jouw event ook hun netwerk kunnen uitnodigen? Via een aantal stappen voeg je een tell-a-friend-functionaliteit toe aan jouw event communicatie. Activeer de tell-a-friend feature Ga naar Registratie > Registratiewizard > Instellingen Selecteer de optie Gasten mogen nieuwe gasten uitnodigen Klik op de button Aan de slag Stel het aantal uitnodigingen per gast […]

Hoe stel ik een prijs in voor een workshop?

Organiseer je een betalende workshop? Volg onderstaande stappen om een prijs te koppelen aan een workshop. Activeer de workshop-module Ga naar Registratie > Registratiewizard > Instellingen Selecteer de optie Workshops Klik op de button Aan de slag Stel een algemene prijs in voor een workshop Ga naar Registratie > Registratiewizard > Workshops Klik onder Workshops […]

Waarvoor kan ik filters instellen?

Limiteer keuzeopties Koppel een limiet aan een bepaalde keuze die je gast maakt in het registratieformulier Ga naar Registratie > Registratiewizard > Filters Klik op de button Toevoegen Vul een interne naam en tekst die op de event website wordt getoond in Stel een limiet in. Wanneer je geen aantal invult, wordt geen limiet berekend. […]

Hoe voeg ik een afbeelding toe aan een workshop?

Organiseer je een event met één of meerdere workshops dan wordt op het registratieformulier een overzicht weergegeven van alle workshops. Maak deze weergave visueel door voor iedere workshop een afbeelding toe te voegen. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Workshops Klik onder Workshops op de button Toevoegen om een nieuwe workshop toe te voegen of op om een […]

Hoe stel ik een webinar in?

Stel het webinar in op de eventsite Ga naar Communicatie > Webinars Klik op de button Toevoegen Configureer alle gegevens en instellingen: Vul de interne naam van het webinar in Upload een afbeelding Vul de naam van het webinar in zoals het wordt getoond op de event website Vul een omschrijving in Selecteer voor wie […]

Hoe gebruik ik tags in e-mailcampagnes?

Personaliseer de automatische bevestigingsmail, e-mailcampagne of zelfs e-ticket met content op basis van keuzes die een gast maakt in het registratieproces. Hoe personaliseer ik de communicatie? Custom tags maken Voeg één of meerdere filters toe Voeg een e-ticket, deelname-attest/certificaat, automatische e-mail of e-mailcampagne toe of bewerk een bestaande Klik op de button Tags Vul in […]

Hoe voeg ik deelnemers van een webinar toe aan een groep?

Ga naar Communicatie > Webinars en vervolgens naar het tabblad Webinar sessies Plaats een vinkje in het vakje voor de gasten die je wil toevoegen aan een specifieke mailgroep Klik in de gele balk die getoond wordt boven de namen van de deelnemers op Toevoegen aan een groep Vul een naam in voor de groep […]

Welke gasten wonen het webinar bij?

Ontdek welke relaties hebben deelgenomen aan het webinar, zodat je hen gericht kan opvolgen met bijvoorbeeld een bedankmail. Ga naar Communicatie > Webinars en vervolgens naar het tabblad Webinar sessies Klik op om de kolommen te selecteren die je in het overzicht wilt weergeven en bekijk per gast de status: Actief: aanwezig in een webinar Inactief: aanwezig op de event […]

Welke velden zijn verplicht op de factuur?

Het factuurboek en de facturatievelden zorgen ervoor dat een factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Daarom zijn een aantal velden in de stap ‘Factuurgegevens’ verplicht om in te vullen. Aanvullend kan je een aantal andere velden verbergen of instellen om óók verplicht in te vullen. Organiseer je een betalend event voor particulieren verberg je bijvoorbeeld […]

Kan ik een notificatie ontvangen van nieuwe registraties?

Je kan natuurlijk steeds inloggen op Halito! en de real-time gastenlijst bekijken, maar je kan er ook voor kiezen notificaties te ontvangen van iedere nieuwe, gewijzigde en/of afgewezen registratie. Ga naar Settings > Meldingen Onder Mijn meldingen activeer je welke melding(en) je wilt ontvangen Klik op de button Opslaan

Hoe voeg ik een hyperlink toe naar een positie op een pagina?

Soms wil je niet gewoon een hyperlink toevoegen die verwijst naar een andere pagina op je eventsite, maar de bezoeker direct naar een bepaalde positie op die pagina verwijzen. Stel de bestemming van de hyperlink in Ga naar Communicatie > Pagina’s Bewerk de pagina waar de hyperlink naar moet verwijzen of voeg een nieuwe pagina […]

Hoe geef ik mijn workshop keuze weer in een bevestigingsmail?

Wil je de workshop keuze van jouw gast weergeven in een bevestigingsmail, ga dan als volgt te werk: Ga naar Registratie > Registratiewizard > Automatische mails Klik opvoor Persoonlijke uitnodigingsmail om deze e-mail te activeren of op om de bestaande uitnodigingsmail te bewerken Ga in de editor naar Personaliseer > Info en kies voor Overzicht workshop sessies Klik […]

Hoe volg ik de status van alle e-mails op?

Bekijk de status van verzonden e-mails en controleer of alle e-mails correct zijn afgeleverd zodat je waar nodig kan bijsturen. Zoeken in het Logboek Ga naar ‘Logboek’ Kies voor ‘Mail & Sms’ Zoek op (een combinatie van) status, categorie en/of e-mailadres Klik op de button ‘Zoeken’ Inzicht in deze informatie Klik op om de e-mailcampagne […]

Waar vind ik een overzicht van alle facturen?

Klik in je Halito!-account op ‘Alle facturen’ Zoek de gewenste factuur/facturen Filter op basis van de status: Alle facturen Betaalde facturen Openstaande facturen Filter op basis van type: Alle facturen Facturen Creditfacturen Gebruik het zoekvenster en zoek op factuurnummer, bedrijfsnaam of gestructureerde mededeling Voer de gewenste actie uit: Exporteer de (selectie van) factuur/facturen door te […]

Hoe personaliseer ik de communicatie?

Maak de event communicatie zo persoonlijk mogelijk, zodat gasten persoonlijk worden aangesproken, relevante informatie ontvangen en het registreren makkelijk wordt gemaakt.   Personaliseer je volledige event communicatie E-mail en SMS-campagnes Berichten op de event website Automatische e-mails E-ticket   Hoe personaliseer je de event communicatie? Zet de cursor op de plaats waar je personalisatie wilt […]

Hoe stel ik de opmaak van het e-ticket in?

Voeg een persoonlijk e-ticket toe in de bevestigingsmail of andere e-mailcampagne naar geregistreerde gasten. Door de barcode te scannen heb je inzicht in de shows/no-shows en kan je een gericht communiceren na afloop van het event. Ga naar ‘Registratie’ Ga naar ‘Registratiewizard’ Vink bij ‘Instellingen’ de keuzeoptie ‘E-ticket’ aan Klik op de button ‘Aan de […]

Hoe stuur ik een SMS campagne?

Een SMS-campagne is een effectieve manier om je relaties te bereiken. Stuur bijvoorbeeld een SMS-bericht als reminder naar genodigden die zich nog niet hebben aangemeld of naar de aanwezige gasten om hen persoonlijk te bedanken voor hun komst. Instellingen in het registratieformulier Ga naar ‘Registratie’ Ga naar ‘Registratiewizard’ Ga naar de tab ‘Velden’ Voeg een […]

Een e-mailadres aanmaken

Wil je graag een mailbox gebruiken zodat men kan mailen naar info@naamevent.com in plaats van naar jouw e-mailadres? Wanneer wij de domeinnaam voor je hebben geregistreerd is het mogelijk ook een (of meerdere) mailbox te gebruiken.   Neem contact op via support@halito.com en geef aan: Welk e-mailadres je wenst te gebruiken Optioneel: welk P.O.-nummer we moeten vermelden […]

Hoe stuur ik een betalingsherinnering?

Organiseer je een betalend event waarbij gasten via een overschrijving kunnen betalen, dan verwerk je de betalingen in Halito! en heb je inzicht in openstaande facturen. Gasten waarbij de factuur niet (volledig) is voldaan, hebben de status ‘Bevestigd’, waardoor zij geen e-mailbevestiging met e-ticket ontvangen. Stel de betaalmail in Verwerk de betalingen in Halito! Ga […]

Hoe voeg ik een headerbeeld toe aan een e-mailcampagne?

Ga naar ‘Communicatie’ en kies voor ‘Look & feel‘ Ga naar ‘Afbeeldingen’ Klik op onder ‘E-mail banner’ Selecteer in het popup-venster het bestand op jouw PC of laptop en klik op de button ‘Openen’ Klik op de button ‘Opslaan en sluiten’ De afbeelding moet exact 600 pixels breed zijn, de hoogte is vrij Het is […]

Hoe voeg ik een CC e-mailadres toe?

Bij specifieke events is het wenselijk dat secretaresses een kopie van alle e-mailcommunicatie ontvangen, zodat zij steeds op de hoogte zijn en ervoor kunnen zorgen dat de gast goed voorbereid op jouw event aankomt. Maak een formulierveld aan Ga naar ‘Registratie’ Ga naar ‘Registratiewizard’ en kies voor ‘Velden’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Kies als […]

Wanneer moet ik het veld ‘aanhef’ in het registratieformulier opnemen?

Wil je gasten in e-mailcampagnes met een persoonlijke aanhef aanspreken, voeg dan het formulierveld ‘Aanhef’ toe in het registratieformulier. Hierdoor kan je zowel gasten die je in Halito! importeert als gasten die zich via de eventsite aanmelden op correcte wijze persoonlijk aanspreken – óók in het Frans. Formulierveld aanhef toevoegen Ga naar ‘Registratie’ Ga naar […]

Hoe stuur ik een bedankmail met link naar foto’s op de eventsite?

Bedank gasten na afloop van het event voor hun aanwezigheid en deel de gemaakte foto’s. Upload de foto’s in de mediagalerij Maak een fotoalbum-pagina Maak een groep, bijvoorbeeld op basis van alle aanwezige gasten Maak een e-mailcampagne, plaats daarin een hyperlink naar de fotoalbum-pagina en verstuur de e-mailcampagne naar de groep  

Hoe koppel ik verborgen informatie aan gasten?

Het is mogelijk extra informatie aan gasten te koppelen zonder dat zij dat zien. Op die manier kan je bijvoorbeeld de naam van de accountmanager mee importeren of onderscheid maken tussen medewerkers en externe genodigden. Ga naar ‘Registratie’ > ‘Registratiewizard’ Ga naar ‘Velden’ Klik op  om een formulierveld te bewerken of klik op de button […]

Hoe pas ik de domeinnaam van een eventsite aan?

Bij het toevoegen of dupliceren van een eventsite geef je een domeinnaam in, maar het kan voorkomen dat je deze achteraf wil wijzigen. Je doet dit als volgt: Klik in het overzicht van de actieve eventsites op voor de eventsite waarvan je de domeinnaam wil aanpassen Pas de domeinnaam aan Klik op de button ‘Opslaan […]

Hoe stuur ik een e-mail als test naar mezelf?

Voordat je een e-mailcampagne definitief verzendt, stuur je deze als test naar jezelf (en enkele collega’s). Op die manier controleer je of de opmaak in orde is, de personalisatie klopt en de communicatie- en registratieflow vlekkeloos verloopt. Voeg jezelf toe aan de gastenlijst Ga naar ‘Gasten’ > ‘Gastenlijst’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Vul alle […]

Hoe zoek ik wijzigingen aan een registratie op?

De gegevens van een gast kunnen door de gast zelf en door een gebruiker worden gewijzigd. Van elke wijziging wordt bijgehouden wie deze uitvoert, op welke datum en tijd en welke gegevens zijn aangepast. Deze historiek raadpleeg je op de volgende manier: Ga naar Registreren > Gastenlijst Zoek de gast waarvan je de wijzigingen wilt […]

Met welke browsers kan ik Halito! gebruiken?

Technologie ontwikkelt zich in razend tempo en om die moderne technologie te kunnen blijven ondersteunen worden browsers regelmatig geüpdatet. Voor een optimale en veilige ervaring raden we minimaal de hiernavolgende browsers aan:   Bezoekers van een eventsite Google Chrome 40 Mozilla Firefox 35 Microsoft Edge 15 Apple Safari 6 Als een eventsite via Internet Explorer […]

Hoe verwijder ik een gebruiker?

Verwijder een gebruiker wanneer hij niet langer geautoriseerd is om toegang te krijgen tot het Halito-account! Of op een specifieke evenementensite. Goed gebruikersbeheer draagt bij aan de veilige verwerking van persoonsgegevens; gebruikers mogen immers alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens waarmee ze moeten werken.   Gebruiker verwijderen op accountniveau Klik in uw Halito! -Account op […]

Hoe meet ik de statistieken van de eventsite?

Je wil inzicht in het bezoekersgedrag van jouw eventsite en je daarbij baseren op heldere statistieken. Die informatie helpt je namelijk om jouw eventsite en online marketingcampagnes te optimaliseren. Standaard worden geen statistieken gemeten. We bieden de mogelijkheid meetcodes in te stellen van: Google Analytics Facebook Pixel LinkedIn Ads     Statistieken meten bij een […]

Hoe voeg ik een headerbeeld toe aan een event website?

Ga naar de event website en kies voor ‘Look & feel‘ Ga naar ‘Afbeeldingen’ Klik op  onder ‘Website banner’ Selecteer in het popup-venster het bestand op jouw PC of laptop en klik op de button ‘Openen’ Klik op de button ‘Opslaan en sluiten’   De afbeelding moet minimaal 1000 pixels breed en 150 pixels hoog […]

Is mijn eventsite vindbaar in zoekmachines zoals Google?

Bij het toevoegen van een nieuwe eventsite geef je aan of de eventsite mag worden geïndexeerd door zoekmachines zoals Google en Bing. Houd er rekening mee dat het indexeren enige tijd kan duren en je eventsite dus niet direct zichtbaar is in de zoekresultaten.  

Hoe stel ik een totaal limiet in?

Organiseer je een event waarbij de eventlocatie een maximale capaciteit heeft? Stel dan een limiet in op het aantal gasten dat zich kan aanmelden. Ga naar ‘Registratieformulier’ Ga naar ‘Limieten (& prijzen)’ Geef bij ‘Algemene registratielimiet’ het totaal aantal beschikbare plaatsen in Klik op de button ‘Opslaan’

Hoe scherm ik het registratieformulier af?

Ga naar Registratieformulier Ga naar Toegang Selecteer bij de vraag ‘Wie kan registreren?’ de optie ‘Enkel gasten die een uitnodiging vanuit Halito! hebben ontvangen’ Klik op de button ‘Opslaan’ Alleen gasten die een persoonlijke uitnodigingslink gekregen hebben, hebben nog toegang tot het registratieformulier.

Hoe voorkom ik dat een uitnodiging wordt doorgestuurd?

Dat een uitnodiging wordt doorgestuurd is niet te vermijden, maar als gebruiker kan je dit wel achterhalen. Zo zie je in de gastenlijst bijvoorbeeld namen die niet bekend voorkomen, of geeft een genodigde aan dat het registreren niet lukt. Bekijk je vervolgens de details van de gast en zie je dat de naam en/of e-mailadres […]

Het aantal gasten in het .csv-bestand wijkt af van het aantal geïmporteerde gasten

Het kan voorkomen dat niet alle gasten geïmporteerd kunnen worden in Halito!. In dat geval zie je hiervan een melding met de mogelijkheid de niet-geïmporteerde gasten te exporteren. Dit geeft niet alleen inzicht in de gasten die niet zijn geïmporteerd, maar geeft ook duidelijkheid wat hiervan de reden is. Op basis van deze informatie kan […]

Hoe wijzig ik de rechten van een gebruiker?

Verwijder een gebruiker wanneer deze niet langer toegang mag hebben tot het Halito!-account of specifieke eventsite. Goed user-management draagt bij aan een veilige verwerking van persoonsgegevens; gebruikers mogen immers alleen toegang hebben tot persoonsgegevens waarmee zij moeten werken.   Wijzig de toegangsrechten binnen het Halito!-account Ga in het Halito!-account naar Instellingen > Gebruikers Zoek de […]

Hoe voeg ik een formulierpagina toe?

Ga naar Informeren > Pagina’s Klik op de button ‘Toevoegen’ kies voor ‘Formulierpagina’ Geef de gegevens in op dezelfde manier als bij het toevoegen van een tekstpagina. Hetzelfde geldt voor de instellingen bij de tabbladen ‘Toegang’ en ‘Sitemap’ Selecteer in het tabblad ‘Formulier’ het registratie- of enquêteformulier Klik op de button ‘Opslaan en sluiten’

Hoe stel ik bevestigingsmails in?

Nadat de registratie is voltooid (en eventueel betaald) wordt een bevestigingsmail gestuurd naar de gast. Deze e-mail bevestigd de registratie en bevat vaak praktische informatie voor de gast. Een algemene bevestigingsmail Ga naar Uitnodigen > Registratieformulier Ga naar ‘Automatische mails’ Klik op om de bevestigingsmail op te stellen Schakel de bevestigingsmail in Geef eventueel de […]

Hoe verwijder ik een hyperlink?

Selecteer (het deel van) de tekst of afbeelding waaraan de link is toegevoegd Ga in de editor naar ‘Invoegen’ en kies vervolgens voor ‘Hyperlink verwijderen’

Hoe voeg ik een Contributor toe?

In iedere eventsite heb je een overzicht van gebruikers die toegang tot die eventsite hebben; je vindt ze bij ‘Gebruikers’. In het tabblad ‘Contributors’ vind je de gebruikers die aan de specifieke eventsite zijn toegevoegd. In het tabblad ‘Gebruikers op Multi niveau’ vind je gebruikers die sowieso toegang tot de eventsite hebben omdat zij toegang […]

Hoe stuur ik de bevestigingsmail opnieuw?

Naar één gast Ga naar ‘Gastenlijst’ Zoek de gast op in de gastenlijst Klik vóór de naam van de gast op Kies in het popup-venster voor het type ‘Bevestigingsmail’ en klik vervolgens op de button ‘Verzenden’   Naar meerdere gasten tegelijk Ga naar ‘Gastenlijst’ Selecteer de gasten waar je de bevestigingsmail naar wilt sturen In […]

Hoe voeg ik een nieuwe eventsite toe?

Ga naar de overzichtspagina van actieve eventsites Klik op de button ‘Toevoegen’ Vul de gevraagde gegevens in Geef een domeinnaam in Selecteer de taal/talen die beschikbaar moeten zijn en duid één taal aan als standaardtaal. Dit is de taal waarin de eventsite wordt getoond als deze geopend wordt met een URL waarin de taal niet […]

Hoe zie ik welke e-mailcampagnes zijn gepland voor alle events?

Plan je e-mailcampagnes in zodat ze op een later moment automatisch worden verstuurd? Dan helpt het om een overzicht te hebben van alle geplande e-mailcampagnes. Klik in je Halito!-account op ‘Geplande campagnes’ Alle geplande e-mailcampagnes worden weergegeven, gesorteerd op datum Je kan de volgende acties nemen: Klik op de naam van de campagne om de […]

Hoe breng ik structuur in een uitgebreid formulier?

Je wilt de nodige vragen stellen in het registratie- of enquêteformulier, waardoor dat het formulier steeds langer (en minder overzichtelijk) wordt. Dat kan ten koste gaan van de conversie en/of kwaliteit van antwoorden. Voeg secties toe om een overzichtelijk registratieformulier te creëren.   Bij het registratieformulier Ga naar ‘Registratieformulier’ Ga naar ‘Velden’ en klik op […]

Hoe koppel ik een domeinnaam aan een eventsite?

Heb je een domeinnaam geregistreerd voor jouw eventsite? Of een subdomein aangemaakt onder een domeinnaam die jij beheert? Dan moet deze worden gekoppeld aan Halito!. Je doet dit als volgt: Log in op het controlepaneel van jouw hostingprovider Maak A records aan voor de domeinnaam; met en zonder www. (dus www.events-organisatie.com en events-organisatie.com) en geef […]

Hoe voeg ik groepen toe?

Je gebruikt groepen om de gastenlijst te segmenteren op basis van één of meerdere criteria. Hierdoor kan je e-mailcampagnes en SMS-berichten naar de juiste gasten sturen. Denk bijvoorbeeld aan aparte uitnodigingen voor medewerkers en externe relaties, een reminder naar gasten die zich nog niet hebben aangemeld of combinatie hiervan.   De verschillende groepen Statische groepen […]

Hoe voeg ik een persoonlijke link toe in een e-mailcampagne?

Maak het jouw relaties makkelijk om zich aan te melden en hun registratie zelf te beheren. Voeg een persoonlijke link toe in e-mailcampagnes en het registratieformulier wordt ingevuld met alle bekende gegevens. Ga naar ‘Gastenlijst’ > ‘Campagnes’ of de bevestigingsmails Zet de cursor op de plaats waar je link wilt toevoegen Ga in de editor […]

Hoe bekijk ik het resultaat van de eventsite?

Heb je in een eventsite gemaakt en wil je daarvan het resultaat zien? Of heb je een aanpassing gedaan en controleren of alles in orde is? Je kan de eventsite op ieder moment eenvoudig bekijken. Vanuit het overzicht van actieve eventsites Klik voor de eventsite die je wilt bekijken op De eventsite wordt geopend in […]

Hoe kopieer ik een eventsite?

Organiseer je een terugkerend event, zoals een jaarlijkse familiedag, dan kan je de eventsite van vorige editie kopiëren. Veel informatie wordt dan overgenomen zodat je in korte tijd de eventsite hebt opgezet.     Zoek (in het tabblad ‘Archief eventsites’) de eventsite die je wilt kopiëren Klik op het icoon Vul in het popup-venster de […]

Hoe importeer ik een gastenlijst?

Bereid de gastenlijst voor Ga naar ‘Gastenlijst’ Ga naar het tabblad ‘Gasten importeren’ Klik op de button ‘Importeren’ In het popup-venster dat wordt geopend kies je voor: Genodigden: wanneer de gasten een uitnodiging moeten ontvangen Registraties: wanneer de gasten reeds (via een externe tool) zijn geregistreerd Bevat jouw gastenlijst een unieke waarde, zoals een CRM-ID, […]

Hoe voeg ik een Coördinator toe?

Klik in je Halito!-account op ‘Instellingen’ en vervolgens op het tabblad ‘Gebruikers’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Vul het e-mailadres en de taal van de gebruiker in Bij ‘Gebruikersrechten’ kies je voor ‘Coördinator’ Bij ‘Toegang’ kies je voor ‘Actief’ Klik op de button ‘Opslaan en sluiten’  

Hoe verwijder of archiveer ik een eventsite?

Het is niet mogelijk een eventsite te verwijderen. Wel kan je een eventsite manueel archiveren op het moment dat het event heeft plaatsgevonden of wanneer het foutief is aangemaakt. Een gearchiveerde eventsite kan nog wel geraadpleegd en gekopieerd worden. Het archiveren van een eventsite doe je als volgt: Ga naar het overzicht van alle actieve […]

Hoe upload ik bestanden in de mediagalerij?

In de mediagalerij upload je documenten en afbeeldingen die worden gebruikt op pagina’s en in e-mailcampagnes, uitgezonderd headers voor de eventsite, e-mailtemplate, e-ticket en factuur. Wil je een video weergeven, dan doe je dat op deze manier. Ga naar ‘Communicatie’ Ga naar ‘Mediagalerij’ Ga naar het tabblad ‘Documenten’ of ‘Afbeeldingen’ Klik op om een bestand te […]

Hoe voeg ik een tabel in?

Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ of ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Bewerk de pagina/campagne waaraan je de tabel wilt toevoegen door te klikken op het icoon  of maak een nieuwe pagina/campagne aan Plaats de cursor op de positie waar de tabel moet worden getoond Ga in de editor naar ‘Tabel’ > ‘Tabel’ en selecteer het aantal kolommen en rijen […]

Hoe voeg ik een document toe?

Deel voorafgaand of na afloop van het event het dagprogramma, een presentatie of ander document met je gasten, zodat ze alle relevante informatie ontvangen. Upload het document in de mediagalerij Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ of ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Bewerk de pagina/campagne waaraan je het document wil toevoegen of maak een nieuwe pagina/campagne aan Typ de […]

Hoe verwijder ik een pagina uit het menu?

Het kan handig zijn niet alle pagina’s weer te geven in het hoofdmenu van de eventsite. Deze pagina’s zijn dan alleen toegankelijk via een directe URL die je plaatst op een andere pagina of e-mailcampagne. Je doet dit bijvoorbeeld in de volgende scenario’s: Op het event zijn meerdere sprekers geprogrammeerd. Je maakt één algemene sprekerspagina […]

Hoe kies ik een Payment Service Provider (PSP)?

Organiseer je een betalend event en wil je gasten direct na hun registratie laten betalen via bijvoorbeeld creditcard, Bancontact, iDEAL, PayPal of Apple Pay? Voor het daadwerkelijk uitvoeren van betalingen werken we samen met Payment Service Providers (PSP).   Kies een Payment Service Provider Maak een zorgvuldige afweging tussen de verschillende PSP’s zodat je de […]

Hoe haal ik een pagina offline?

Nadat het event heeft plaatsgevonden zijn niet alle pagina’s op de eventsite nog relevant. In plaats daarvan wil je bezoekers foto’s en een aftermovie laten zien of hun ervaring laten delen. Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ Klik in het overzicht van alle pagina’s op het groene bolletje in de kolom ‘Status’ Het bolletje kleurt rood; de […]

Hoe verwijder ik één of meerdere gasten?

Eén gast verwijderen Ga naar ‘Gasten’ > ‘Gastenlijst’ Zoek de gast op die je wilt verwijderen Klik op voor de naam van de gast In het popup-venster dat verschijnt bevestig je de actie door te klikken op de button ‘Bevestigen’ Meerdere gasten tegelijk verwijderen Ga naar ‘Gasten’ > ‘Gastenlijst’ Selecteer de gasten die je wilt […]

Hoe voeg ik een waarderingsschaal toe?

Een makkelijke manier om gewaardeerd te worden op verschillende onderdelen is door middel van een waarderingsschaal. Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Enquêtes’ Klik op het tabblad Configuratie > Formuliervelden Klik op de button ‘Veld toevoegen’ Vul een (algemene) naam in voor het formulierveld Kies als veldtype voor ‘Waarderingsschaal’ Selecteer het gewenste aantal keuzeopties Vink eventueel aan […]

Hoe voeg ik een afbeelding met tekst ernaast in?

Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ en bewerk de pagina of voeg een nieuwe pagina toe Typ in in de editor de tekst in die je naast de afbeelding wilt zetten Zet de cursor aan het begin van deze tekst Ga in de editor naar ‘Invoegen’ > ‘Afbeelding’ Klik in het popup-venster op het icoon  Klik […]

Hoe geef ik afbeeldingen en documenten een titel?

Geef afbeeldingen en documenten een titel en omschrijving nadat je ze hebt geüpload in de mediagalerij. De titel wordt weergegeven als de bezoeker van de eventsite met de cursor over de foto beweegt. De omschrijving is belangrijk voor bezoekers met een visuele handicap. In plaats van de afbeelding verschijnt de tekst die als omschrijving is […]

Hoe beheer ik facturen?

Ga naar ‘Gasten’ > Facturen Zoek de gewenste factuur/facturen Filter op basis van de status: Alle facturen Betaalde facturen Openstaande facturen Gebruik het zoekvenster en zoek op factuurnummer, bedrijfsnaam, naam van de gast of gestructureerde mededeling Voer de gewenste actie uit: Klik op de button ‘Exporteren’ om de creditfacturen te exporteren Klik op  om de creditfactuur […]

Hoe stuur ik een reminder naar gasten die nog niet zijn geregistreerd?

Enige tijd na het versturen van de uitnodiging stuur je een reminder naar gasten die niet zijn geregistreerd. Hiermee geef je een extra boost aan het aantal registraties. Maak een nieuwe e-mailcampagne Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Klik op de button ‘Template maken’ In het popup-venster dat wordt geopend kies je voor ‘Genodigden’ Maak de […]

Hoe plak ik tekst uit een ander bestand in Halito!?

Tekst uit Microsoft Word, Google Docs, e-mail of ander bestand kopiëren en plakken in de editor van Halito! resulteert in een foutieve opmaak van de eventsite en e-mailcampagnes. Er is echter een eenvoudige oplossing om tekst in Halito! te plakken. Ga naar ‘Communicatie’ Ga naar ‘Pagina’s’ of ‘Campagnes’ Voeg een nieuwe pagina of e-mailcampagne toe […]

Hoe registreer ik gasten als (no-)show na het event?

Behalve het registreren van gasten on-site is het ook de mogelijkheid na afloop van het event (no-)shows te verwerken. Afhankelijk van het aantal gasten waarbij je de (standaard)status ‘no-show’ wil aanpassen naar ‘show’ kies je één van de volgende mogelijkheden. Eén gast updaten Ga naar ‘Gasten’ > ‘Gastenlijst’. Zoek de gast waarvan je de status wilt aanpassen […]

Hoe voeg ik een video toe?

Een YouTube-video integreren op je eventsite Upload je video op YouTube Klik onder de video op en vervolgens in het popup-venster op ‘Insluiten’ Klik op ‘Kopiëren’ Ga in Halito! naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ en bewerk de pagina waarop je de plattegrond wilt toevoegen of voeg een nieuwe pagina toe Kies in de editor voor ‘Invoegen’, […]

Hoe volg ik de status van e-mailcampagnes op?

Raadpleeg per e-mailcampagne die je verzendt de statistieken zodat je inzicht hebt in de aflevering en eventueel kan bijsturen. Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Ga naar het tabblad ‘Verzonden campagnes’ Zoek de campagne waarvan je de statistieken wilt bekijken en klik op In het popup-venster worden de statistieken per status getoond: In verwerking Niet afgeleverd […]

Hoe voeg ik een on-site manager toe?

Worden e-tickets gescand bij het event? Geef de verantwoordelijke collega of externe partner toegang tot de scan-module in Halito!. Ga naar ‘Settings’ en kies voor ‘Gebruikers’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Vul het e-mailadres van de gebruiker in. Automatisch wordt gecontroleerd of dit e-mailadres bekend is in het Halito!-account Indien het e-mailadres wordt herkend worden […]

Hoe stuur ik een e-mailcampagne naar alle bevestigde gasten?

Stuur gasten die zich hebben aangemeld enkele dagen voorafgaand aan het event een e-mailcampagne met de laatste praktische informatie en persoonlijk e-ticket. Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Klik op de button ‘Template maken’ om een nieuwe e-mailcampagne aan te maken In het popup-venster dat wordt geopend kies je voor ‘Registratie toevoegen’ Maak de mailcampagne op […]

Hoe wijzig ik de taal van de backend?

Halito's backend! is beschikbaar in 4 talen: Nederlands, Engels, Frans en Duits. Je verandert de taal als volgt: Open je profiel door rechtsboven op je naam te klikken Selecteer de gewenste taal op het tabblad "Profiel" Klik op de knop "Opslaan en sluiten" Bevestig deze wijziging door uw wachtwoord in te voeren

Hoe kies ik de juiste gebruikersrechten?

Geef je collega’s toegang tot Halito! met de juiste rechten voor het beheren van (specifieke) event websites. Bekijk in onderstaand overzicht welke rechten gekoppeld zijn aan de verschillende gebruikersprofielen.

Hoe voeg ik een hyperlink toe?

Typ de tekst of voeg de afbeelding in waaraan je de link wil koppelen Selecteer de tekst of afbeelding Ga in de editor naar ‘Invoegen’ en kies vervolgens voor ‘Link’ Een popup-venster wordt geopend Geef bij URL de domeinnaam in Klik op om een verwijzing te maken naar een pagina op de eventsite of bestand in […]

Hoe stuur ik een e-mailcampagne?

Een e-mailcampagne maken Ga naar ‘Gastenlijst’ > ‘Campagnes’ Klik op de button ‘Template maken’ In het popup-venster dat wordt geopend kies je voor: ‘Genodigden’: campagne naar niet-geregistreerde gasten ‘Registratie toevoegen’: campagne naar geregistreerde gasten Vul een interne campagnenaam in Selecteer de taal van het e-mailtemplate (alleen bij een meertalige eventsite)  Pas eventueel de afzender- en […]

Hoe stuur ik mails vanuit de bedrijfsdomeinnaam naar collega’s?

Bij het toevoegen van een e-mailcampagne geef je onder andere het e-mailadres van de afzender in. Is het e-mailadres gelijk aan dat van (een groot deel van) de ontvangers, is er een verhoogd risico dat de e-mailcampagne in de spamfolder belandt. Dit heeft een technische reden, gerelateerd aan de IT-omgeving binnen jouw organisatie. Er is […]

Hoe communiceer ik mijn eventsite offline?

Wil je jouw eventsite (ook) offline promoten? Maak het potentiële bezoekers makkelijk jouw eventsite te bezoeken door middel van een QR-code die gescand kan worden. Maak een nieuwe, dupliceer een bestaande of open een eventsite in Halito! Kopieer ( + ) de domeinnaam waar je bezoekers naar wilt verwijzen. Dit kan de homepage van je […]

Een domeinnaam registreren

Iedere eventsite die je aanmaakt wil je natuurlijk van een duidelijke domeinnaam voorzien. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden, waarbij in de meeste gevallen een nieuwe domeinnaam moet worden geregistreerd.   De domeinnaam moet uniek zijn; dezelfde domeinnaam kan niet vaker worden gebruikt. Organiseer je jaarlijks een familiedag is het verstandig het jaartal op te nemen […]

Hoe stel ik een lettertype in?

Kies een lettertype, zodat de look & feel van de eventsite aansluit bij de huisstijl van jouw organisatie of het thema van het event. Ga naar de eventsite en kies voor ‘Look & Feel’ Ga onder ‘Layout’ naar ‘Kies een lettertype’ Klik op  Een popup-venster wordt geopend Selecteer één van de populairste Google Fonts Klik […]

Tips voor het kiezen van een veilig wachtwoord

Bij het aanmaken van een account stel je een persoonlijk wachtwoord in. Omdat een wachtwoord erg belangrijk is voor de beveiliging van persoonsgegevens in Halito! stellen we hieraan enkele eisen: Minimaal 12 karakters Combinatie van hoofd- en kleine letters, cijfers en leestekens   Laat een online tool een wachtwoord genereren Gebruik geen woorden die in […]

Hoe stuur ik een e-mailcampagne waarbij iedere gast een persoonlijke afzender heeft?

Tijdens het opstellen van een e-mailcampagnes geef je de naam en e-mailadres van de afzender in, evenals een antwoord e-mailadres. De e-mailcampagne wordt naar alle gasten verstuurt vanuit dezelfde afzender. Het is echter ook mogelijk iedere gast uit te nodigen uit naam van de relatiemanager.     Maak de benodigde formuliervelden aan Ga naar ‘Registratieformulier’ […]

Hoe wijzig ik de registratie van een gast?

Als gebruiker is het mogelijk de registratie (of gegevens) van een gast aan te passen. Je doet dit als volgt: Ga naar Registreren > Gastenlijst Zoek de gast waarvan je de registratie wilt wijzigen Klik op voor de naam van de gast Klik op de button ‘Wijzigen’ Wijzig de gewenste gegevens Klik op de button […]

Hoe verander ik mijn wachtwoord?

Om veiligheidsredenen is het raadzaam om regelmatig uw wachtwoord te wijzigen. Je doet het volgende: Open je profiel door rechtsboven op je naam te klikken Ga naar het tabblad "Wachtwoord beheren" voer uw huidige wachtwoord in voer een nieuw wachtwoord in Herhaal het nieuwe wachtwoord Klik op de knop "Opslaan en sluiten"   Tips voor […]

Hoe stel ik een correcte gastenlijst samen om te importeren?

Om een gastenlijst te importeren in Halito! gebruik je een .csv-bestand. Dit bestand moet aan de volgende voorwaarden voldoen: De eerste rij moet bestaan uit kolomhoofden, zoals bijvoorbeeld ‘Voornaam’, ‘Naam’, ‘E-mailadres’, etc. De volgorde van de kolomhoofden is niet belangrijk en ook is het niet noodzakelijk dat de kolomhoofden overeenkomen met de formuliervelden in Halito! […]

Hoe wijzig ik de disclaimer?

Onder ieder formulier wordt een disclaimer weergegeven, met een standaard tekst die voldoet aan de Europese wetgeving. Mogelijk wil je hiervan afwijken en bijvoorbeeld de disclaimer van jouw organisatie gebruiken.   Stel een eigen disclaimer in voor alle eventsites Klik in je Halito!-account op ‘Instellingen’ en vervolgens op het tabblad ‘Disclaimers’ Selecteer de optie ‘Gebruik […]

Hoe stel ik het registratieformulier in?

Ga naar Uitnodigen > Registratieformulier Kies voor het tabblad ‘Configuratie’ en vervolgens voor ‘Instellingen’   Algemeen Vul een interne formuliernaam in De vervaldag van het formulier voor nieuwe registraties zorgt ervoor dat het registratieformulier automatisch wordt afgesloten op deze datum (om 00:00 uur), zodat nieuwe registraties niet meer mogelijk zijn. Gasten die reeds zijn aangemeld, […]

Hoe zorg ik voor een HTTPS-beveiliging?

Het HTTPS-protocol (of SSL-certificaat) zorgt voor een beveiligde verbinding tussen de browser en server. Persoonsgegevens die een gast invult in het registratieformulier worden daardoor versleuteld en zijn niet te onderscheppen door kwaadwillenden. Niet alleen de backend van Halito!, maar ook iedere eventsite wordt automatisch op deze manier beveiligd.   In de adresbalk in de browser staat […]

Hoe krijg ik feedback van gasten na het event?

Een enquête geeft inzicht in de ervaring die gasten hadden op het event. Hun feedback helpt om jouw volgende event nog beter te laten aansluiten bij verwachtingen die je relaties hebben. Maak jouw event meetbaar aan de hand van kwalitatieve en kwantitatieve KPI’s door gebruik te maken van open, gesloten en meerkeuzevragen.   De enquête […]

Mag ik beeldmateriaal van een event publiceren?

Als je de privacywet (AVG/GDPR) streng wilt toepassen heb je toestemming nodig van iedereen op de foto’s die je wilt publiceren. Dat maakt het in de praktijk haast onmogelijk foto’s van je event te publiceren. We kunnen deze conclusie dan ook afwijzen, maar neem daarbij altijd in overweging: Als gasten naar een event gaan kunnen […]

Hoe gebruik ik pagina- en e-mailsjablonen?

Gebruik je regelmatig dezelfde pagina’s op je eventsite of bevatten je e-mailcampagnes dezelfde informatie? Maak slim gebruik van templates als basis voor jouw event communicatie.   Een template toevoegen Klik in je Halito!-account op ‘Instellingen’ en vervolgens op het tabblad ‘Sjablonen’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Geef het template een herkenbare naam Selecteer of het […]

Hoe stel ik de opmaak van de factuur in?

Organiseer je een betalend event, dan wordt automatisch een factuur gegenereerd op basis van de kostprijs die een gast verschuldigd is. De opmaak van de factuur stel je zelf in. Ga naar Registratieformulier Ga naar de stap Betalingen Klik op de button ‘Factuurtemplate’ Selecteer of de naam van de gast getoond moeten worden op de […]

Hoe koppel ik veldtags?

Voor een uitvoeren van een aantal acties moeten veldtags zijn gekoppeld aan formuliervelden: Genereren e-ticket (firstname, lastname, email en optioneel insertion) On-site registratie (firstname, lastname, email en optioneel insertion) Versturen SMS-campagne (mobile_phone) Koppeling met event app   Volg hiervoor de volgende stappen: Ga naar ‘Registratieformulier’ Ga naar ‘Velden’ Klik op om een formulierveld te bewerken […]

Hoe beheer ik de gastenlijst?

Via ‘Gastenlijst’ vind je een overzicht van alle gasten in de database van de eventsite. Vanuit deze pagina heb je een aantal mogelijkheden om de gastenlijst te beheren.   Zoeken in de gastenlijst Zoek in de volledige gastenlijst door een naam of e-mailadres in te geven en vervolgens te klikken op de button ‘Zoeken’ Zoek […]

Mogen minderjarige gasten zich registreren?

De privacywet (AVG/GDPR) heeft in het bijzonder een focus op de verwerking van de persoonsgegevens van minderjarigen. Organiseer je een event waarvoor (ook) minderjarigen worden uitgenodigd? Houd dan rekening met de volgende vereisten: De gegevensverwerking zijn rechtmatig wanneer een kind tenminste 16 jaar is Wanneer een kind jonger is dan 16 jaar is gegevensverwerking alleen […]

Hoe stel ik prijzen in?

Een algemene prijs Ga naar Registratieformulier Ga naar de stap ‘Limieten & Prijzen’ Vul de algemene prijs (incl. BTW) en het BTW-percentage in Klik op de button ‘Opslaan’   Een prijs op basis van gekozen opties Ga naar de stap ‘Filters’ Klik op de button ‘Toevoegen’ Vul de gevraagde gegevens in, waaronder de de kostprijs […]

Hoe voeg ik een factuurboek toe?

Facturen worden verzameld in een factuurboek. Je kan per eventsite een nieuw factuurboek toevoegen of een factuurboek over meerdere events heen gebruiken.   Een nieuw factuurboek toevoegen Ga naar Registratieformulier > Betalingen Klik op de button ‘Factuurboek aanmaken’ Vul de gevraagde gegevens in Klik op de button ‘Opslaan’   Koppel een factuurboek aan het registratieformulier […]

Hoe stel ik betaalmails in?

Organiseer je een betalend event, dan stel je behalve de bevestigingsmail ook betaalmails in. Deze betaalmails worden gestuurd naar het facturatie e-mailadres dat de gast invult tijdens het registreren en kan dus afwijken van het e-mailadres van de gast zelf. Er zijn drie betaalmails: Factuurmail – Zodra een gast succesvol een online betaling uitvoert, wordt […]

Welke domeinnamen kan ik gebruiken?

Iedere eventsite die je toevoegt wil je natuurlijk van een duidelijke domeinnaam voorzien. Er zijn 2 mogelijkheden: Unieke domeinnaam per eventsite (zoals: www.naamevent.com) Algemene domeinnaam met een subdomein per eventsite (zoals www.events-organisatie.com/naamevent of events.organisatie.com/naamevent)   Unieke domeinnaam per eventsite Voor iedere eventsite moet een unieke domeinnaam worden geregistreerd, zoals www.naamevent.com. Groot voordeel is dat de […]

Hoe wijzig ik een formulierveld tijdens het registratieproces?

Het aanpassen van formuliervelden terwijl gasten zich registreren is sterk af te raden. Dit kan namelijk grote impact hebben op de data die je verzamelt: Voeg je een nieuw formulierveld toe, dan ontbreekt die informatie bij de gasten die reeds zijn ingeschreven Verwijder je een formulierveld, dan verwijder je ook de informatie die reeds ingeschreven […]

Hoe activeer ik Two Factor Authentication (2FA)?

Beveilig je Halito!-account met Two Factor Authentication (2FA). Hierbij wordt tijdens het inloggen gevraagd een code in te geven die wordt gegenereerd door een authenticator app op je smartphone.   Download een authenticator app Om een code te genereren heb je een authenticator app nodig op je smartphone. Er bestaan verschillende (gratis) apps die je […]

Hoe stuur ik veilig een gastenlijst per e-mail?

Het verzenden van een gastenlijst via e-mail naar bijvoorbeeld de cateraar, spreker en zelfs een collega is onveilig. Is het noodzakelijk een gastenlijst te verzenden, neem dan altijd maatregelen om het delen van de persoonsgegevens op een veilige manier te doen.     Beveilig de gastenlijst met een wachtwoord Open de gastenlijst in Excel en […]

Hoe voeg ik een afbeelding toe?

Upload de bestanden in de mediagalerij Ga naar ‘Communicatie’ > ‘Pagina’s’ of ‘Communicatie’ > ‘Campagnes’ Bewerk de pagina/campagne waaraan je de afbeelding wilt toevoegen door te klikken op het icoon  of maak een nieuwe pagina/campagne aan Plaats de cursor op de positie waar de afbeelding moet worden getoond Ga in de editor naar ‘Invoegen’ > ‘Afbeelding’ Klik in […]

Hoe verdeel ik gebruikers in teams?

Collega’s mogen niet altijd toegang hebben tot alle eventsites binnen het Halito!-account. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer meerdere landen, afdelingen toegang hebben tot het account. Stel teams samen en koppel die aan specifieke eventsites.       Het instellen van teams Ga in jouw Halito!-account naar ‘Instellingen’ Ga naar het tabblad ‘Teams’ Klik op […]

Hoe voeg ik één gast toe?

Ga naar ‘Gastenlijst’ > ‘Gasten’ Klik op de button ‘Toevoegen’ In het popup-venster dat wordt geopend kies je voor: Genodigde toevoegen: wanneer de gasten een uitnodiging moeten ontvangen Registratie toevoegen: wanneer de gasten reeds (via een externe tool) zijn geregistreerd Vul de formuliervelden in Klik op de button ‘Bevestigen’    

Hoe laat ik een vraag verschijnen op basis van een vorig antwoord?

Stel vragen op basis van eerder gegeven antwoorden, zodat je jouw gasten alleen relevante vragen stelt. Denk bijvoorbeeld aan dieetwensen voor gasten die aanwezig zijn, of de programmakeuze van de partner wanneer deze ook aanwezig is. Bij het registratieformulier Ga naar ‘Registratie’ > ‘Registratiewizard’ Ga naar ‘Velden’ Klik op de button ‘Veld toevoegen’ Kies in […]