Mijn gast ontvangt geen e-mails

We maken het verzenden van e-mails zo makkelijk mogelijk voor je. Maar het gaat niet altijd goed. Laten we samen een aantal controles doen om te ontdekken wat er verkeerd gaat – en dat meteen oplossen :)

Wacht een paar minuten

Waarschijnlijk wil je dit niet horen, maar wacht eerst enkele minuten – laten we zeggen 10. Want hoewel e-mails meestal onmiddellijk worden verzonden, kan het soms ook wat langer duren. De oorzaak hiervan is nogal technisch, maar wees gerust: je e-mail staat in een digitale wachtrij en komt vanzelf aan de beurt :)

Vernieuw de informatie

Het wachten heeft niet geholpen, dus we gaan samen een paar controles uitvoeren om meer inzicht te krijgen – en het probleem snel op te lossen.

  1. Ga naar Logboek > E-mail & SMS
  2. Klik op het tandwiel-icoon, selecteer de opties Status en Datum/tijd en klik op de button Ok
  3. Klik op het icoon van het draaiend pijltje

De gegevens die je ziet worden nu vernieuwd. Zoek de e-mail op waarvan we de informatie willen bekijken. Wat is de status van deze e-mail?

De status van de e-mail is in verwerking

Deze status houdt in dat de e-mail vanuit Halito! wordt verzonden naar onze e-mailserver, en vervolgens naar de mailbox van de gast. Dat is een technische proces waarin we moeten afwachten. Gedurende 72 uur wordt meermaals geprobeerd de e-mail bij de gast af te leveren.

De e-mail kon niet worden afgeleverd

Er gaat iets verkeerd met het afleveren van de e-mail. We gaan nu samen controleren wat de oorzaak hiervan is.

  • Klik op het informatie-icoontje dat wordt weergegeven voor de status van de e-mail.
  • Er wordt een popup-venster getoond waarin de reden staat vermeld dat de e-mail niet kon worden afgeleverd

Het e-mailadres is uitgesloten

De e-mail kon niet worden afgeleverd omdat het e-mailadres is uitgesloten. Dit kan een aantal redenen hebben. Het meest waarschijnlijk is dat het e-mailadres niet meer bestaat, of dat er een (typ)fout in het e-mailadres staat.

Het e-mailadres aanpassen

Mogelijk kunnen we het probleem verhelpen door (een (typ)fout in) het e-mailadres aan te passen.

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op waarvan de e-mail niet wordt verzonden
  3. Klik op het vergrootglas-icoontje voor de naam van de gast
  4. Klik op de button Wijzigen
  5. Pas het e-mailadres aan
  6. Klik op de button Opslaan
  7. Verzend de e-mailcampagne opnieuw

De gast uit de gastenlijst verwijderen

Door de gast te verwijderen uit de gastenlijst voorkom je dat je e-mails blijft sturen. Het geeft bovendien een eerlijker beeld van de conversie van jouw campagne. Vergeet ook niet de gast in jouw CRM-tool te updaten :)

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op
  3. Klik op het vuilnisbak-icoontje voor de naam van de gast
  4. Bevestig het verwijderen door in het popup-venster te klikken op de button Bevestigen

Heeft de ontvanger zich afgemeld voor e-mails?

Om te voldoen aan de AVG/GDPR wordt in de footer van e-mails de mogelijkheid geboden jezelf uit te schrijven voor e-mails. Dit kan de oorzaak zijn dat de e-mail niet wordt verzonden.

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op waarvan de e-mail niet wordt verzonden
  3. Klik op het vergrootglas-icoontje voor de naam van de gast
  4. Open de Systeemgegevens
  5. Controleer of de toestemming voor e-mailcampagnes actief is

De toestemming is in orde

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

De gast is uitgeschreven voor e-mails

Als de gast zich heeft uitgeschreven voor e-mail, is daar waarschijnlijk een goede reden voor. Deze instelling aanpassen is mogelijk, maar ga hier zorgvuldig mee om.

  1. Activeer de toestemming voor het verzenden van e-mails
  2. Verzend de e-mailcampagne opnieuw

Om welk type e-mail gaat het precies?

Vanuit Halito! worden verschillende type e-mails gestuurd. Voor de verdere controles is het belangrijk om te weten om welk type e-mail het precies gaat.

Klopt de status van de gast?

E-mailcampagnes kunnen worden aangemaakt voor genodigden of geregistreerde gasten. Een e-mail die voor genodigden is aangemaakt kan nooit naar een geregistreerde gast worden gestuurd – en omgekeerd.

  1. Ga naar Communicatie > Campagnes
  2. Klik op het tandwiel-icoon, selecteer de optie Type en klik op de button Ok
  3. In de kolom Type vind je Uitnodiging (voor genodigden) of Reminder (voor geregistreerde gasten)
  4. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  5. Klik op het tandwiel-icoon, selecteer de optie Status en klik op de button Ok
  6. Zoek de gast op en controleer de status

De status is in orde

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

We maken een nieuwe e-mailcampagne

De status van de gast komt niet overeen met de doelgroep waarvoor de e-mail is aangemaakt. Om dit op te lossen moeten we de e-mailcampagne opnieuw aanmaken – en daarbij kiezen voor de juiste status.

  1. Ga naar Communicatie > Campagnes
  2. Klik op de button Template maken en kies de juiste doelgroep
  3. Stel de e-mailcampagne samen
  4. Verzend de e-mailcampagne

Is de e-mail geactiveerd?

Automatische e-mails kunnen worden gedeactiveerd. Ze worden dan niet verzonden, dus laten we controleren of de instellingen correct zijn.

  1. Ga naar Registratie > Registratiewizard > Automatische e-mails
  2. Aan de rechterzijde zie je een kolom met groene en/of rode bolletjes. Groen betekent actief, rood betekent niet actief.

Wat is de status van de e-mail die je wilt verzenden?

De automatische bevestiging is niet actief

Laten we de automatische e-mail activeren.

  1. Klik op het potlood-icoontje voor de betreffende automatische e-mail
  2. Selecteer bij Ingeschakeld de optie Ja
  3. Vul (eventueel) de onderwerpsregel en content in
  4. Klik op de button Opslaan
  5. Verzend de e-mail opnieuw

De automatische e-mail is actief

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

De talen van de event website

Zet je een event website op in meerdere talen, dan moeten alle e-mailcampagnes in de verschillende talen worden aangemaakt, en moet voor iedere taal de content worden ingegeven bij de automatische e-mails.

De event website is in één taal

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

Is de e-mail in de juiste taal gestuurd?

Je hebt een meertalige event website opgezet. We doen enkele controles om na te gaan of het probleem misschien hiermee te maken heeft.

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op en klik op het vergrootglas-icoontje voor de naam van de gast
  3. Klik op Systeeminstellingen en controleer de taal van de gast
  4. Bij een e-mailcampagne: ga naar Communicatie > Campagnes
  5. Bij een automatische e-mail: ga naar Registratie > Registratiewizard > Automatische e-mails
  6. Klik op het potlood-icoontje voor de betreffende e-mailcampagne
  7. Controleer de taal van de e-mailcampagne

De taal van de gast en e-mail komt niet overeen

Verzend de e-mail opnieuw.

De e-mail is in de juiste taal gestuurd

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

Gebruik je de feature CC e-mailadres?

Een mogelijke oorzaak is het gebruik van de feature CC e-mailadres. Als een gast zowel bij het veld e-mailadres als het veld CC e-mailadres hetzelfde e-mailadres invult, kan de e-mail niet worden verzonden.

Je gebruikt de feature CC e-mailadres

Laten we controleren of de gast tweemaal hetzelfde e-mailadres heeft ingegeven.

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op en klik op het vergrootglas-icoontje voor de naam van de gast
  3. Controleer of bij de velden tweemaal hetzelfde e-mailadres is ingegeven

Het CC e-mailadres is in orde

Oké, dit kan het probleem niet zijn!

Het CC e-mailadres aanpassen

Om het probleem (hopelijk) te verhelpen, verwijderen we het ingevulde CC e-mailadres.

  1. Ga naar Gasten > Gastenlijst
  2. Zoek de gast op en klik op het vergrootglas-icoontje voor de naam van de gast
  3. Klik op de button Wijzigen
  4. Verwijder het CC e-mailadres
  5. Klik op de button Opslaan
  6. Verzend de e-mail opnieuw

Oké, we zijn door de stappen heen

Kunnen we je nog ergens anders mee helpen?

Yay, de e-mail is verzonden!

Fijn dat het is gelukt de e-mail succesvol te verzonden! Kunnen we je nog ergens anders mee helpen?

Neem contact met ons op

We kunnen de oorzaak van het probleem niet direct achterhalen – of oplossen. Maar daar laten we het niet bij zitten!

We antwoorden snel op je bericht

We hebben de informatie goed ontvangen, bedankt! Geef ons even de tijd om alles goed uit te zoeken – en dan laten we natuurlijk iets aan je weten. Kunnen we je nu nog ergens anders mee helpen?

Fijne dag nog vandaag!

Goed om te horen dat je onze hulp niet meer nodig hebt! Maar natuurlijk staan we altijd voor je klaar mocht je toch nog een vraag hebben.

We helpen je graag verder

We helpen je graag!

Momenteel zijn we niet aanwezig. Stuur alvast een e-mail met jouw vraag, dan beantwoorden we 'm straks.