10 geboden voor jouw online event (deel 2)

Waar moet je op letten als je een online event presenteert en hoe zorg je ervoor dat deelnemers betrokken blijven bij jouw presentatie? In deze video delen we 10 direct inzetbare tips!
Hallo! Ik ben Bart van Halito!. We zijn een eventcommunicatieplatform dat bedrijven en organisaties helpt bij de communicatie van hun events – zowel voor, tijdens als na het event. Met ons platform kan je een event website opzetten, kan je deelnemers uitnodigen, die zich kunnen registreren, je kan de shows en no-shows bijhouden en na het event kan je de deelnemers ook bedanken. In tijden van online events hebben we natuurlijk ook input nodig: beelden, streaming en daarvoor heb ik vandaag Jo Hendriks uitgenodigd. Hoi. Ik ben Jo van BrainRangers. We zijn een digitaal kennis- en adviesbureau dat bedrijven helpt om online te communiceren. En laat het omzetten van een event naar een online event nu net dat zijn waar we goed in zijn en waar we bedrijven mee helpen. We helpen je me de technische kant van het verhaal; de camera’s, het netwerk en alles wat erbij komt kijken om ervoor te zorgen dat jouw event online aangenaam wordt om naar te kijken en echt iets wordt waar jouw kijkers achteraf van zeggen: dat was de moeite! En om jou te ontzorgen voor de organisatie van dit online event heeft Jo vandaag 10 tips. Ja, want heel veel sprekers gaan van thuis uit moeten spreken of je gaat zelf achter de webcam kruipen bij jou of op je werk en om dat goed te doen heb ik een aantal technische tips bij. Spreken voor een groep is toch anders dan spreker voor een camera. Vandaag 10 tips met Jo. Ja! Spreken voor een scherm is anders dan spreken voor een zaal. En hoe je spreekt, hoe je naar die zaal kijk is heel erg belangrijk. Dat is al direct mijn eerste tip: zorg dat je laptop op de juiste manier opgesteld is. Want onze laptop is leuk, we zetten dat ding op tafel, we werken erop en we buigen ons over de materie heen. Helaas buigen we ons dan ook over ons publiek heen als de webcam aan staat en dan krijg een soort van neushaar-tv, waarbij je twee uur aan een stuk letterlijk op jouw doelgroep gaat neerkijken. Zorg er dus voor dat je laptop recht voor je staat, zet die desnoods op een verhoogje en zorg dat de webcam en jouw ogen recht in elkaar kijken en dat je scherm netjes recht staat. Zo staat de camera op ooghoogte en kijk je in de ogen van je publiek. Het moet er niet alleen goed uit zien, het moet ook goed klinken. En de microfoon van je laptop… dat is ‘m niet. De kwaliteit van die microfoons van je laptop die zijn eigenlijk verre van. Kies dus voor een alternatief. Een klein beetje investeren in een headsetje of zo een mooie podcasting-microfoon. Je bent niet meer dan 100-120 euro kwijt maar je klinkt wel een stuk beter. Heel belangrijk voor je publiek die soms een uur of misschien zelfs langer naar jou moeten luisteren. Laat jou stem dan ook goed door komen. En vandaag voor middernacht besteld is morgen geleverd! De derde tip Jo: de belichting. De juiste belichting. Je huis is een klein beetje een studio. Als je bijvoorbeeld spreekt voor een zaal zal je zien dat er lampen in jouw richting zijn gericht zodat je publiek je goed kan zien. Thuis moet dat hetzelfde. Dat is de klassieke fout die we maken. Helaas draaien we het verhaal dan om en gaan we aan de andere kant van de tafel staan. Dus mensen hebben een heel mooi helder raam achter zich en gaan daar dan voor zitten. Dan krijg je wat wij de gijzelingsvideo noemen, waarbij je perfect in staat bent het losgeld te vragen aan jouw publiek, want ze zien alleen een zwart silhouet zitten. Zorg er dus altijd voor dat net zoals in de volgende slide, de lichtbron achter je camera staat en naar je toe staat. Goed, geluid en licht, maar ook nog de juiste ruimte. Ja. Want, wat doen mensen als ze gaan vergaderen of online gaan spreken? Dan zoeken ze een vergaderzaaltje. Nu zijn vergaderzaaltjes vast slecht qua akoestiek want het zijn echt wel hele harde, helle, galmende ruimtes. De akoestiek is heel erg belangrijk want het bepaalt de manier waarop mensen naar jou gaan kunnen luisteren. Kijk even naar het verschil: hoe zou jij klinken in de kamer die hier mooi knus, gestoffeerd is versus de grote kerk? Ja, een microfoon gaat dit niet helemaal kunnen oplossen waarschijnlijk? Nee, absoluut niet, want je gaat altijd galm hebben. Zorg er dus voor dat je altijd in een ruimte spreekt waar er wat gordijnen zijn, waar eventueel een mat op de grond ligt, om die slag te dempen. Je kan heel makkelijk meten hoe hard een ruimte is door er gewoon in te gaan staan en in je handen te gaan klappen. Galmt die klap na, is die ruimte waarschijnlijk te hard om in te spreken. Des te doffer het geluid, des te fijner dat het wordt om naar jou te luisteren want mensen gaan je stem beter begrijpen. Eenvoudige, maar wel handige tip! Jo, we zijn er nog niet helemaal natuurlijk. Een misschien wat technischere tip, maar toch wel denk ik één van de belangrijkste: de juist connectie. Iedereen gaat er vandaag altijd standaard van uit dat die connectie wel goed zit, maar toch is dat niet zo, hè? Nee, heel veel mensen zeggen: “Och, internet is internet”, maar internet is helemaal geen internet. Er zijn heel veel verschillende gradaties. Als je online gaat spreken is het heel erg belangrijk dat je een connectie hebt, maar dat ook de bandbreedte van die connectie altijd hetzelfde is. Daarom raad ik altijd aan: no wifi ever! Waarom? Bij wifi wordt de bandbreedte die je hebt gedeeld door andere toestellen die ook op het netwerk aanwezig zijn en kan je nooit gegarandeerd zeggen van: ik heb genoeg internet bandbreedte om mijn verhaal te gaan doen. Het kan zijn dat de kids Netflix gaan kijken, of dat er iemand begint te gamen of dat er net iemand iets gaat downloaden. Je zit allemaal op dezelfde pool als je de wifi neemt. Zorg er dus voor dat je een bekabelde internetaansluiting hebt, liefst van je laptop tot je router en zo garandeer je je eigen bandbreedte – en de kwaliteit van je uitzending. Jo, de volgende tip: de juiste boodschap. Dat moet je even toelichten. De juiste boodschap is een heel erg belangrijke want als je kijkt in de volgende slide dan ga je dat ook zien. 20 procent van onze communicatie is wat we effectief zeggen. 80 procent is hoe we het zeggen. Maar als je online gaat spreken verlies je die 80 procent en dat gaat aan twee kanten. Jouw publiek kan niet zien hoe jij je draait en keert en hoe dat je erbij zit. Toch niet altijd, zeker niet als je presentatie loopt. En jij hebt ook geen idee hoe je publiek zich voelt. Je mist dus een pak van die communicatie. Hou daar rekening mee dat je enkel je slides, je stem en je gezicht hebt om je boodschap over te brengen. Dus je préséance die je hebt op de vloer, op het toneel, op het podium, die ben je kwijt. De zevende tip: articuleer wat meer. Ik dacht dat dat altijd belangrijk was, maar blijkbaar hier toch nog net iets belangrijker? Ja, want heel veel streaming-platformen, de Zooms de Teams, de noem-maar-ops van deze wereld, zorgen voor compressie. Die gaan eigenlijk de kwaliteit, de bandbreedte, naar beneden halen. Dat wil zeggen dat de finesse van je stem voor een stuk weg gaat. Wat krijg je dan? Mompelende, monotone stemgeluiden eigenlijk, hè. Hoe kan je dat compenseren? Gewoon door 10 procent extra te articuleren. Ga nu niet uitgebreid articuleren, maar zorg gewoon dat je woorden duidelijk zijn. Ga niet mompelen en spreek luid genoeg. Werk ook met een cadans en een tempo zodat je publiek altijd weet van dit is het ritme en dat die dat ritme gewoon gaan worden. Zo zorg je ervoor dat het niet een grijs gemompel wordt met een paar PowerPoints. Ik hou het ritme er helemaal in met de achtste tip: death by PowerPoint. Oei? Ja. Het is medisch nog niet goedgekeurd, maar er loopt effectief een onderzoek om te kijken of het mogelijk is om sommige PowerPoints te gebruiken om patiënten in een soort van narcose te brengen voor de operatie. Als jij in de zaal staat, sta jij voor je scherm. Achter je zien je je slides, je slides daar staat van alles op en je bent aan het vertellen. De kans zit er dik in dat de mensen de boodschap die jij aan het vertellen bent al lang hebben gelezen op de slides achter je waardoor één van de twee overbodig is. Heel herkenbaar. Als je dat online gaat doen wordt het nog erger, want dan ga je niet voor dat scherm me die slides staan maar eigenlijk daar achter. Je kruipt in een soort hoekje ze zien zo’n klein vakje en dat is alles wat ze zien. Als jouw slides dan overmatig vol met tekst staan of heel erg wit zijn, dan wordt het verschrikkelijk vervelend om naar te kijken als je twee uur naar zo’n slide moet kijken – of een uur naar zo’n slide moet kijken. Ah, dat is wel interessant om te weten want ik zie natuurlijk, ik denk een 80 procent van de gevallen, zie ik wel sides passeren met een witte achtergrond, een groot contrast met de voorgrond die dan meestal zwart of een donkere kleur is. Maar jij zegt dus: niet doen? Niet doen! Je moet niet werken met een witte achtergrond. Slides met een witte achtergrond is goed voor papier, om inkt te besparen, maar als je op het scherm gaat presenteren moeten je slides een donkere achtergrond hebben en heldere tekst. Dat is veel makkelijker voor je publiek om naar te kijken. Aan deze presentatie zal het dus al zeker niet geleden hebben. Dan zitten we aan het virtuele podium. Het virtuele podium is ook een heel erg belangrijke, want jouw laptop is jouw virtuele podium en die laptop ga je ook heel erg goed moeten verzorgen. Zorg dat het virtueel podium helemaal in orde is. Die laptop moet dus niet nog 120 patches gaan doen net voordat jij op moet. Niets zo vervelend als midden in je presentatie geforceerd moeten rebooten wegens een Windows-update. Reboot dus ook op voorhand. Zo is je laptop ook een beetje vers, een beetje proper, zo zit daar niks in het geheugen wat er niet in moet en zorg ook dat je alles checkt, dat alles werkt. Ga nu niet kijken of je presentatie werkt op het moment dat je al op het podium staat en dat heel de virtuele Zoom of Teams-meeting zit te wachten wanneer je eindelijk de eerste slide kan presenteren. Check dat op voorhand. Ja, we gaan er altijd vanuit at dat zo is, maar je zal zien dat op dat op dat moment net niet is, dus die kleine check is echt maar een kleine moeite om het te doen. Ja, de meest uitgesproken zinnen van het afgelopen jaar zijn dan ook: “Horen jullie mij?” “Je staat nog op mute.” of “Ik zal eens kijken of mijn PowerPoint nog werkt.”. Doe dat alsjeblieft op voorhand. En dan zitten we al meteen bij de tiende en laatste tip: een heel leuke. Ja, eigenlijk is het altijd blijven lachen. Als je online gaat spreken, net zoals dat je in het echt op een podium gaat spreken, wat er ook gebeurt: de show goes on. Je neemt van alles op je schouders, er kan van alles mis gaan: de PowerPoint kan niet starten, de kinderen kunnen de kamer binnen stormen, misschien valt je internetverbinding eruit of begint je buurman zijn klopboor te testen. Pak het mee, vecht er niet tegen. Zeg gewoon ‘ach, het is wat het is’ en werk er rond. Bassie zei het in Bassie en Adriaan: “Altijd blijven lachen”. Ook jij als spreker die virtueel z’n ding gaat doen: de show must go on. Pak het, vecht er niet tegen, maak het van jou en breng je boodschap. Het doet me denken aan het filmpje van die BBC-presentator die in het nieuws kwam over een heel ernstig onderwerp, als expert aan het woord kwam en daar kwamen twee kinderen binnen gewandeld, gewaggeld. Waarop moederlief kinderen-graaien tot een Olympische sport verheft. De man doet alsof zijn neus bloedt en halsstarrig doorgaat. Had die man de kinderen nu gewoon op schoot genomen, was het even goede TV geweest en had het ook laten zien van: dit is de wereld waarin wij nu leven, de wereld van het onvoorziene, de wereld van het onvoorspelbare. De manier waarop jij daar als spreker mee omgaat dat bepaalt of je goed bent of dat je keigoed bent! Heel mooie laatste tip. Dankjewel voor deze 10 tips en hopelijk kunnen jullie er meteen mee aan de slag. Tot ziens!
Deze informatie is het laatst aangepast op 25 mei 2021. Door de constante ontwikkeling van Halito! kan het voorkomen dat de uitleg niet exact overeenkomt met de realiteit. We helpen je graag als je vragen hebt.

Heb je nog vragen?

We vinden het belangrijk dat je vragen goed worden beantwoord. Neem dus gerust contact met ons op.