10 geboden voor jouw online event

Een online event vraagt een andere voorbereiding dan een live event. Waar moet je op letten en hoe begin je? In deze video delen we 10 praktische tips voor de organisatie van jouw online event.
Hallo! Ik ben Jo Hendriks van BrainRangers. We zijn een digitaal kennis- en adviesbureau dat bedrijven helpt om online te communiceren en online communiceren in online events is natuurlijk iets dat tijdens de coronatijd een hot issue is. En het is ook hier om te blijven. Wij helpen de mensen met de beelden, de technische kant van het verhaal, zorgen dat het technisch allemaal werkt en naar buiten gaat, maar dan begint het eigenlijk pas. Want zo’n online event is meer dan enkel maar techniek en daarom heb ik Bart bij mij van Halito!. Bart, wat doet Halito!? Wel, wij zijn eigenlijk het stuk tussen jullie stuk, als ik het zo mag zeggen. Halito! is een eventcommunicatieplatform en dankzij ons platform kan je communiceren met je deelnemers, zowel voor, tijdens als na het event. Je kan een eigen event website creëren, je kan gasten uitnodigen, die gasten kunnen zich gaan registreren of aanmelden, je kan de shows en de no-shows registreren en achteraf kan je die deelnemers ook bedanken. Maar daartussen zit dus ergens dat live event. Ja, dus je hebt aan één kant de camera’s en beelden en aan de andere kant de virtual venue zoals datgene is wat jij doet. En er komt eigenlijk toch net wat meer bij kijken dan enkel en alleen maar wat techniek. Jij hebt voor ons 10 tips. Dat klopt! We hebben wel gemerkt dat de evolutie van offline naar online toch wel een aantal specifieke dingen met zich meebrengt. En aan de hand van 10 tips wil ik jullie daar graag mee op weg helpen, hoe je dat traject van offline naar online aflegt. Van een offline naar een online event, daar komt aardig wat bij kijken. Je hebt voor ons 10 tips opgesteld waar we zeker aan moeten denken als we het gaan moeten doen. Absoluut! Laat ons meteen beginnen met de eerste tip. In die eerste tip stel je jezelf 4 vragen. De eerste vraag die je stelt is: wat is je doel? Wat wil je bereiken met je evenement? Wil je kennis gaan delen? Is het belangrijk dat deelnemers met elkaar gaan netwerken? Wil je brainstormen? Wil je een bepaald product voorstellen? Is het een combinatie van die factoren? Wat is het doel? De tweede vraag die je je moet stellen is: wat is je boodschap? Wat is de kernboodschap waarmee je de deelnemers straks virtueel of spreekwoordelijk naar huis wilt sturen? Wat moeten ze hebben onthouden van jouw evenement? De derde vraag die je je moet stellen is: wie is jouw publiek? Zijn het jouw klanten? Zijn het collega’s? Zijn het potentiële klanten? Is het een combinatie daarvan? Wie is het publiek waarvoor je je richt tot dit event? En de vierde vraag die je je stelt is: wat voor een type event wil je organiseren? Wil je een gesloten event organiseren en heb je al een deelnemerslijst in gedachten die zich straks mogen gaan inschrijven of aanmelden voor het event? Of is het een open event en kan heel de wereld zich inschrijven voor jouw event? Die vier vragen zijn enorm belangrijk, want die komen in de volgende stappen nog verder terug. En één van die volgende stappen is het high level plan, of het programma, want je moet toch ongeveer een idee hebben van wat je gaat doen en hoe dat het zich allemaal gaat afspelen. Ja, klopt. En laat ons meteen beginnen met de datum en het tijdstip vast te leggen. Dat lijkt eenvoudiger dan het is, maar hier kom natuurlijk al de eerste tip -die doelgroep- naar voor. In functie van die doelgroep ga je moeten kiezen welke datum dat relevant is en welk tijdstip dat relevant is. Wil je dat vroeg in de ochtend doen, wil je dat na de uren doen, tijdens de uren? En je moet natuurlijk ook rekening houden met het bereik van je doelpubliek. Als die geografisch over de hele wereld gespreid zitten, hou er dan ook rekening mee dat er tijdsverschillen zijn. Je bent tenslotte online wel bezig, dus het kan een paar uur duren, maar hoe je het ook draait of keert, je zit nog altijd als deelnemer weliswaar op een stoel naar een computerscherm te kijken. Dus om dat een beetje boeiend te houden voor die deelnemers is variatie absoluut essentieel. En die variatie die kan zich uiten in tal van mogelijkheden, ik neem ze er even bij. Het kan zijn dat je iets formeel afwisselt met een informeel stuk, dat je een plenair gedeelte afwisselt met een aantal workshops, dat je een aantal interactieve momenten voorziet, dat je uiteraard pauzes voorziet. Misschien gaat er tijdens die pauzes ook van alles gebeuren, kan er muziek gespeeld worden of wat dan ook. Zorg ervoor dat er voldoende variatie in je programma. Alleen op die manier hebben de deelnemers echt het gevoel dat het vooruit gaat. Zo een virtueel event heeft ook een virtuele venue nodig. Net zoals een echt event een feestzaal nodig heeft, heb je ook een virtuele eventsite nodig. Ja, dat klopt. Ook in een online event dien je te communiceren met je potentiële deelnemers. Een eventsite is daarvoor natuurlijk super handig. Op die eventsite vinden alle potentiële deelnemers alle informatie over het event terug, alle praktische informatie. Ze kunnen zich registreren, je kan de shows en de no-shows gaan meten en achteraf kan je die deelnemers ook bedanken. Dus één centrale plek waar je zowel voor, tijdens als na het event met je deelnemers kan communiceren. En om op dat virtuele event en op die virtuele eventsite natuurlijk beeld en geluid te krijgen heb je een streamingplatform nodig. Ja, en nu wordt het misschien al een klein beetje meer technisch, maar die streamingplatformen… intussen zijn er dertien in een dozijn, misschien intussen al veertien, en op zich is er geen slecht en geen goed streamingplatform. Het hangt er maar opnieuw van af van wat je in die eerste stap, of in die eerste tip die ik net meegaf, wat je daar hebt geconcludeerd. Het kan prima zijn dat je voor vier verschillende events, dat je ook vier andere streamingplatformen gaat gebruiken. Waar moet je wel op letten? Ik neem het er even bij. Het aantal deelnemers is absoluut heel belangrijk. Je hebt streamingsplatformen die heel geschikt zijn voor een beperkte doelgroep en andere die weer voor enkele duizenden of tienduizenden mensen kunnen opschalen. Gaat het over een live evenement of is het een combinatie van live en vooraf opgenomen stukken? Ga je het thuis of vanop kantoor opnemen, of ga je echt zoals wij vandaag doen in een webinar-studio kruipen? Hoe groot is de mate van interactie? Ga je een chat toevoegen, een poll, een Q&A, dat soort van zaken. Ga je een raise-hand-functie gebruiken of niet, wil je ook whiteboards gebruiken en misschien is het ook niet onbelangrijk om te weten wat de kostprijs is van elk van die platformen. Laat je hier alsjeblieft bijstaan door een professional die voor jou een meer geobjectiveerde vergelijking kan maken. Goed, we hebben het al gehad over streamingplatformen, live-events, maar er zitten natuurlijk ook mensen in dit verhaal. Want je hebt toch een hele hoop actoren nodig, ook op een virtueel event. Ja, en op dat vlak is een virtueel evenement of een online event helemaal niet verschillend van een live evenement. Daar lopen achter de schermen ook heel wat mensen rond die een belangrijke rol vervullen. En je ziet ze hier met ons mee op het scherm. Zorg ervoor dat je binnen je eigen organisatie, of bij de organisatie van je online event, mensen vindt die deze rol kunnen toegewezen krijgen. Ik geef een voorbeeldje: een moderator is natuurlijk wel anders in een online dan in een offline event. In een online event moet die effectief de chat en de Q&A gaan beheren, dus als het effectief van toepassing is, zorg er dan voor dat dat ook een volledig aparte, gescheiden rol is, dat kan je niet combineren met andere rollen of actoren die dat er zijn. En zo zie je wel dat je achter de schermen al snel heel wat mensen nodig hebt om ook jouw online event tot een succes te maken. Dan is het…, dat succes dat ligt ook voor een stuk in de interactie, want interageren met je publiek, ook tijdens een online event, ook al zit je niet in de zaal of de kamer in dezelfde zaal, de zaal is toch een belangrijke factor. Ja, laat ons al eerst beginnen met hoe het eruit zit, de presentatie ervan. Als je die eventsite straks hebt opgetuigd, dan heeft die waarschijnlijk een bepaalde huisstijl, die communicatie, die uitnodiging die al dan niet online de deur uitgegaan, die hebben ook een bepaalde huisstijl. Trek die huisstijl door naar je online evenement. Wij hebben hier ook een mooi voorbeeld; jullie zien hier een volledig groene achtergrond met een aantal mooie tekeningen erbij en wij staan aan de zijkant ervan. Hoe dat je het ook opbouwt, het maakt ons al niet uit, maar zorg ervoor dat je er wel consequent in bent. Dat is wat de vorm betreft. Maar ook de interactie zelf; je kan natuurlijk niet de hele tijd interactief zijn. Dat zal zelden gebeuren. Bepaal op voorhand wat die interactieve momenten zijn met jouw doelgroep en werk die interactieve momenten ook uit. Hoe interactief wil je dan zijn en welke communicatiemiddelen ga je daarvoor gebruiken? Er zijn tools genoeg voor om jou daarbij te helpen, het is vooral heel moeilijk als spreker om te weten wat jouw doelpubliek op het moment dat jij aan het spreken bent, wat die op dat moment effectief denken, je mist een beetje voeling met die zaal, maar er bestaan vandaag genoeg tools op de markt waarmee je tussendoor wat meerkeuze, multiple choice vragen kan stellen om te zien wat de reactie effectief is van je publiek. En of je nog een beetje on track zit of dat je eventueel moet bijsturen. Of ze nog wakker zijn. Het is natuurlijk wel zo, als ik het nog even mag toevoegen, als het aantal deelnemers stijgt, dan dalen de interactieve mogelijkheden. Want anders ga je een soort van kippenhok creëren waar dat niemand nog vrolijk van wordt. En omgekeerd natuurlijk: als je met een beperkte doelgroep zit, dan heb je juist heel veel interactieve mogelijkheden. Ja, buit en buit ze dan ook allemaal uit. Dan gaan we naar ons draaiboek, want we moeten het allemaal wel een beetje goed voorbereiden. Het is niet genoeg om het op een post-it’je te schrijven en het komt wel in orde. Nee, zeker niet. Waar dat je in stap 2 nog een soort van high-level programma kon maken zitten we nu wel op een punt waar je naar een gedetailleerd draaiboek moet gaan. Ik denk dat daar vier delen in zijn. Het eerste deel gaat over praktische gegevens: het wie, wat, waar en wanneer, dat lijkt mij evident. Maar maak bijvoorbeeld ook een lijst van alle mensen die achter de schermen of voor de schermen effectief deelnemen. Zet hun coördinaten erbij en maak misschien gewoon een WhatsApp-groepje. Een soort van backstage-WhatsApp-groepje, waarbij dat iedereen onderling met elkaar heel snel kan communiceren. De tweede stap is dat je het echt van minuut tot minuut gaat uitschrijven. Wanneer gebeurt wat en door wie? Minuut tot minuut bij elke actie, bij elke cue die dat er is in jouw verhaal, heb je een aparte lijn uitgeschreven in bijvoorbeeld een Excel-file. Derde deel is het technisch draaiboek. Ja, een beetje moeilijker misschien, maar toch heel belangrijk. De vraag is hier als je met externe software werkt, met een streaming-platform, dan heb je een aantal accounts nodig. Streaming-keys om het met het juiste vakjargon te zeggen. Zorg ervoor alsjeblieft dat je al die logins, die wachtwoorden, die keys, dat je die op voorhand ergens bij elkaar hebt en dat je daar niet op de dag van het event zelf moet naar liggen zoeken. En tenslotte het vierde deel van het draaiboek is het ICE-programma: in case of emergency. Je mag absoluut vertrouwen op je eigen goede voorbereiding, kennis en kunde, maar het kan nooit kwaad om een plan B voorzien te hebben. Wat ga je doen als de internetconnectie heel slecht is van een spreker die extern inbelt? Wat ga je doen als een externe tool op het moment dat je een poll houdt het even laat afweten? Dat soort van vragen dien je te stellen en daar dien je een plan B voor te maken. En dan hebben we het allemaal uitgeschreven, we hebben het allemaal gepland, we hebben het allemaal voorbereid… Gewoon vertrekken? Nee, oh, ik ga je nog heel even tegenhouden, nog heel even de handrem! Een stap die niemand graag doet, maar die absoluut een enorme gemoedsrust kan bezorgen op de dag van het event zelf. Alsjeblieft testen, testen, testen! Anticipeer op het onvoorziene. Het is en blijft wel een technisch verhaal, dus met de techniek kan het soms fout gaan, maar het is ook wel iets vaker dat het fout gaat met de mensen die erachter zitten; dat er een menselijke handeling gebeurt die niet klopt. Dus alleen maar door te testen en het voor te bereiden, te oefenen, kan je het effectief gaan verbeteren. Ook dat technisch testen, iets dat heel vaak vergeten wordt en mag het dan vanaf nu alsjeblieft een regel worden? Doe de speedtest. Ja, absoluut! En vooral richting de upstream-snelheid, want die heb je nodig. Je kan een hele dikke, vette internetverbinding hebben om lekker te downloaden, maar het is de upstream die belangrijk is. Absoluut ja, en we zitten ondertussen al een hele tijd op onze zolderkamer allemaal van thuis uit te werken. Is de upstream misschien niet zo belangrijk, maar bij een online event zal je effectief wel merken dat het effectief essentieel is. Ook enkele dagen voor het event kan je dan een dry-run doen. En doe die dry-run ook effectief met een echt test-publiek. Dat hoeft geen uitgebreid test-publiek te zijn; een aantal mensen die misschien ook op de dag zelf aanwezig zijn, maar misschien ook een aantal externen dat er helemaal niks mee te maken hebben. Luister naar hun feedback, naar hun ervaringen, hoe dat zij het beleefd hebben. Uiteindelijk is dat wat ook uiteindelijk gaat overblijven voor jouw doelgroep. En als er dan effectief feedback op komt, durf dan ook nog aan te passen waar effectief nodig. En dan licht aan, camera, … Nu is het is het wel zover! Nu mogen we live gaan! Ja, de draaidag, dan is de dag dat je het effectief allemaal mag loslaten. We zijn effectief live. Nog een paar kleine dingen; open het streaming-platform niet op het afgesproken tijdstip, maar open dat 15 tot 30 minuten daar voor. Het is een beetje zoals bij een live evenement: daar doe je de deuren ook niet op het moment zelf open. Er komen mensen geleidelijk, druppelsgewijs binnen. Laat dat in een online omgeving ook toe. Technisch een hele hoop gedoe dat je daarmee bespaart. Houd je effectief ook wel aan de rollen en taken die je toebedeelt hebt gekregen en begin daar niet in te freewheelen, het is niet het moment, want die voorbereiding wordt anders op een hoopje gegooid. En tenslotte: respecteer ook het begin en het eindtijdstip. Dat academisch kwartier hebben we in een online event echt niet nodig. Nee, maar het online event is klaar, maar dan is het eigenlijk nog niet gedaan. Nee, want we hebben nu een geweldige opportuniteit omdat we in een online context zitten werken. Hebben we alle content opgenomen, die is nog ter beschikking, en doe dat dan ook. Je hebt die eventsite nog van daarnet. Zet al die informatie op die eventsite, deel die content. Niet alleen op die eventsite, maar ook via social media. Knip dat op in bepaalde onderdelen en zo kan je dat nog weken effectief uitspreiden. Gebruik blogs, testimonials of wat dan ook, maar deel je content via alle mogelijke kanalen. Testimonials had ik uiteraard al gezegd en dan misschien nog eentje: als je écht een goed publiek hebt met écht een goed evenement, dan is het aantal vragen waarschijnlijk groter dan dat je zelf kan beantwoorden op de dag van het live event. Helemaal niet erg: creëer op die website, op die event website, een FAQ-rubriek. Beantwoord daar alle vragen die op het moment zelf niet aan bod zijn gekomen en ik kan je verzekeren dat je deelnemers in de wolken zullen zijn dat ze toch nog antwoord hebben gekregen op jouw vraag. En van het moment dat je dat hebt gedaan, is het ook het moment om de testimonials te gaan vragen. Want dan ben je meteen gelanceerd voor het volgende event en bouw je op die manier een heel goede reputatie op. En heel het verhaal nog een keertje uitdragen naar social media, dat zij je net al, blijft belangrijk. Want in tegenstelling tot bij een offline event heb jij bij een online event altijd de opnames in handen. Bart, heel fel bedankt voor je tips! We hebben gezien dat het allemaal niet zo makkelijk is, maar dat de mogelijkheden van een online event grenzeloos zijn. Net zozeer als jouw creativiteit en jouw voorbereiding. Heel fel bedankt voor deze tips. Wij gaan kijken hoe jullie ermee aan de slag gaan. Tot ziens! Bye!
Deze informatie is het laatst aangepast op 25 mei 2021. Door de constante ontwikkeling van Halito! kan het voorkomen dat de uitleg niet exact overeenkomt met de realiteit. We helpen je graag als je vragen hebt.

Heb je nog vragen?

We vinden het belangrijk dat je vragen goed worden beantwoord. Neem dus gerust contact met ons op.