Organiseer je een event waar bezoekers (ook) online aan kunnen deelnemen, dan is een soepel registratieproces minstens even belangrijk als wanneer je een (uitsluitend) live event organiseert.

 

Handige tip!
Bij een online event zet je Halito! in voor de communicatie met jouw relaties. Daarnaast heb je een tool nodig waarmee je jouw event daadwerkelijk online realiseert. Enkele voorbeelden van aanbieders zijn:

 

De eventsite opzetten

  1. Voeg een pagina toe waarop je (na het event) waardevolle content deelt, zoals presentaties, video’s en blogs
  2. Voeg een pagina toe waarop het online event te bekijken is
  3. Stel in het registratieformulier de vraag hoe gasten deel willen nemen: direct online of achteraf de opname ontvangen

 

Handige tip!
Organiseer je een event met meerdere sessies?
    1. Stel in het registratieformulier de vraag in welke sessie men geïnteresseerd is
    2. Stuur een automatische bevestigingsmail (en reminder vlak voor aanvang) op basis van de gekozen sessie, met daarin een rechtstreekse link naar het juiste online event. Plaats ook een link naar de programma-pagina op de eventsite, zodat gasten eenvoudig kunnen terugvinden wat de sessie inhoudt.

 

Communiceren met gasten

  • Vermeld in de automatische bevestigingsmail de technische vereisten om succesvol deel te nemen; bijvoorbeeld het downloaden van een programma of gebruiken van een moderne browser. Plaats ook een link naar de pagina van jouw eventsite waarop het event online bij te wonen is.
  • Stuur 30 ├á 60 minuten voor aanvang een e-mailcampagne naar de geregistreerde gasten met daarin de link naar de eventsite waarop het event online bij te wonen is
  • Stuur na afloop van het online event een e-mailcampagne met link naar de content-pagina op jouw eventsite en vergeet ook niet te vragen naar feedback zodat je jouw online events kan optimaliseren

 

Handige tip!
Stuur 5 minuten voor aanvang een SMS-bericht naar geregistreerde gasten en plaats hierin de link naar de eventsite, zodat men het event eventueel op smartphone kan bijwonen.