Er kunnen verschillende redenen zijn een event uit te stellen of zelfs te annuleren. Op het moment dat gasten zich registreren, of de registratie reeds is afgesloten omdat het event over enkel dagen plaatsvindt, is het natuurlijk belangrijk daarover te communiceren.

 

Handige tip!
Vergeet behalve de communicatie met gasten niet de nodig aanpassingen te doen aan de eventsite. Denk hierbij aan:

 

Communicatie naar gasten die zich hebben afgemeld

  1. Maak een statische groep met daarin alle gasten die zich hebben afgemeld.
  2. Stuur een e-mailcampagne naar deze groep waarin je aangeeft dat het event wordt uitgesteld of geannuleerd. Communiceer (indien van toepassing) direct de nieuwe datum en nodig gasten uit zich alsnog aan te melden. Gebruik hiervoor de persoonlijke link om de registratie te wijzigen.

 

Communicatie naar gasten die nog niet hebben gereageerd

  1. Maak een statische groep met daarin alle gasten die nog niet hebben gereageerd op de uitnodiging.
  2. Stuur een e-mailcampagne naar deze groep waarin je aangeeft dat het event wordt uitgesteld of geannuleerd. Communiceer (indien van toepassing) direct de nieuwe datum en nodig gasten uit zich aan te melden. Gebruik hiervoor de persoonlijke uitnodiging-link.

 

Communicatie naar geregistreerde gasten

  1. Maak een statische groep met daarin alle gasten die zijn aangemeld, maar ook waarbij de status “In afwachting” en “Te betalen” is.
  2. Stel je in het registratieformulier de vraag “Bent u aanwezig?”, verberg dan deze vraag op het registratieformulier.
  3. Voeg een nieuwe vraag “Bent u aanwezig?” toe.
  4. Stuur een e-mailcampagne naar de groep die je hebt aangemaakt waarin je aangeeft dat het event wordt uitgesteld of geannuleerd. Communiceer (indien van toepassing) direct de nieuwe datum en vraag gasten zich opnieuw aan te melden. Gebruik hiervoor de persoonlijke link om de registratie te wijzigen.

 

Handige tip!
Antwoorden op veelgestelde vragen:
    • Controleer na het verzenden van een e-mailcampagne hoe succesvol de verzending was via de verzendlijst.
    • In geval van een betalend event worden kosten automatisch in rekening gebracht -of gecrediteerd- bij het wijzigen of annuleren van de registratie.
    • Reeds verzonden e-tickets kunnen gewoon worden gebruikt op de nieuwe datum van het event. Persoonlijke barcodes veranderen nooit.

 

Handige tip!
Een effectieve manier om (last-minute) te communiceren met gasten is door middel van een SMS-campagne.


Kom je er toch niet helemaal uit? Melissa helpt je graag verder via +32 33614801 of support@halito.com.

Dit help-artikel is het laatst aangepast op 28 september 2020. Door de constante ontwikkeling van Halito! kan het voorkomen dat de uitleg niet exact overeenkomt met de realiteit. Laat het ons gerust even weten als dit help-artikel niet correct is, zodat we het kunnen aanpassen.